نقوم بعمل دراسة متكاملة للفعالية قبل عملية التنفيذ ثم نضع لها الإستراتيجيات المحكمة بداية من التخطيط للميزانية إلى جذب الرعاة الترويج لها وإدارة جميع جوانب الفعالية وفق الأهداف المراد تحقيقها ووفقا لطبيعة الجمهور المستهدف ونتخذ كافة الترتيبات لصناعة فعالية ناجحة ونعتمد على استخدام أساليب التخطيط الحديثة وأبرز التقنيات المتطورة ونضع الخطط البديلة للتعامل مع المشكلات الطارئة وابتكار حلول سريعة لها
أهمية التخطيط للفعالية الخاصة بك
سواء كنت تقوم بتنظيم معرضا كبيرا أو مؤتمرا صغيرا فإن التخطيط لهم مهمة كبيرة لأن كل فعالية مهما كانت بسيطة فهي تتطلب تخطيطا دقيقا بداية من تحديد الميزانية إلى الترويج للفعالية وتحتاج إلى التفكير المبكر في جميع العناصر التي تحتاجها والخطوات التي يجب عليك اتخاذها لبدء عملية التنفيذ والمتابعة للفعالية من أجل صناعة فعالية قوية ومؤثرة
التخطيط السليم للفعالية يضمن نجاحها بشكل كبير ويضيف الكثير إلى الشركة وسمعتها وهو أهم مرحلة لتحقيق الأهداف المطلوبة لذلك من الضروري التخطيط المبكر لها حتى تتمكن من قياس النتائج وجذب جمهورك المستهدف
لذلك فإن تنفيذ فعالية ناجحة تحتاج إلى دراسة الجمهور المستهدف وخصائصه واحتياجاته وما الذي يحفزهم وتحديد الطريقة الأفضل للوصول إليهم ودراسة فكرة الفعالية وجميع جوانبها حيث إن التخطيط هو الضمان الوحيد للنجاح ويوفر الكثير من الوقت عند تنظيم الفعالية ويقلل الكثير من التوتر ويمكن المنظمين من الاستمتاع بعملهم
ولأهمية ذلك في خبراء الإبداع نقدم خدمة التخطيط للفعاليات بمختلف أنواعها بداية من دراسة المقترح الأول والفكرة إلى وضع الخطط الزمنية والتسويقية ونحن مسئولون عن تقييم جميع جوانب الفعالية المحتمل تواجدها والتي قد تمثل تحديا ونعمل على التخطيط الأفضل لاستخدامها لأن النظر في كل هذه العناصر يوفر الكثير من الوقت والموارد عند التنفيذ والتنظيم وكل ذلك على حسب الفعالية وأهدافها وميزانيتها وجمهورها
المميزات التي نقدمها في خدمة التخطيط
تحديد الأهداف من الفعالية
في البداية نجتمع معك ونطرح العديد من الأسئلة من أجل معرفة أهدافك نحو الفعالية وما الهدف النهائي الذي ترغب في الوصول إليه وما هو الغرض منها هل الغرض منها مبيعات جديدة أم إطلاق منتجات أم عرض خدمات أم زيادة الوعي بالعلامة التجارية أم أن هناك أهداف أخرى تتطلع إلى تحقيقها فبمجرد تحديد أهدافك من الفعالية يساعدنا هذا بشكل كبير على التخطيط ووضع القواعد الرئيسية لها وبعد ذلك نبدأ معك في تحديد ومعرفة الإطار الزمني لهذه الفعالية وعدد الحاضرين المتوقع وهل الفعالية محلية أم عامة وتحديد التركيبة السكانية للحاضرين والمكان المناسب لإقامتها
تحديد ميزانية الفعالية
تحديد الميزانية خطوة هامة جدا عند التخطيط للفعالية لأنها تساعد في تحديد جميع المتطلبات التي تحتاجها الفعالية وفي توضيح العناصر التالية في عملية التخطيط لذلك نبدأ في تحديد تكاليف جميع العناصر المطلوب تواجدها داخل الفعالية وتوزيع الميزانية عليها حسب احتياجات العميل على سبيل المثال يتم تقسيم الميزانية حسب التسويق والمطبوعات والمشتريات المطلوبة والأماكن والعديد من المتطلبات الأخرى ونحرص على أن لا نتجاوز حدود الميزانية المتاحة خاصة في حالة حدوث أي تغييرات في هذه الحالة نعمل على إعادة النظر في الميزانية ونقوم بإجراء تعديلات نضمن من خلالها الحفاظ عليها
تكوين فريق العمل الخاص بالفعالية
نركز أثناء التخطيط للفعالية على تحديد فريق العمل المطلوب تواجده في الفعالية وتوزيع المهام المطلوبة عليهم فجميع الفعاليات تتطلب فريقا منظما ومؤهلا لتحقيق النجاح فيها ونعمل على توزيع الأدوار بشكل مبكر لكي يساهم جميع فريق العمل في عملية التخطيط للفعالية والحصول على جميع المعلومات المطلوبة فمع وجود فريق عمل خبير يعرف دوره في الفعالية سوف يساهم ذلك في تنفيذ خطة الفعالية بكفاءة لأن التخطيط للفعالية ليس مجرد قائمة من المهام إنه تحليل تفصيلي لكل عنصر من عناصر الفعالية وربطه بأهدافها
وضع خطة عمل لجميع العناصر المطلوبة في الفعالية
نحدد جميع العناصر المطلوب تواجدها في الفعالية ونضع الخطط للتعامل معها وكيفية تنفيذها داخل الفعالية ومن هذه العناصر ” جدول الأعمال – الخطط الزمنية –تصميم الأجنحة – تنفيذ المسارح – تحديد الطعام –التصوير والتوثيق – عناصر الأمن المطلوب تواجده – التسويق والإتصالات- عملية التسجيل – التعامل مع الرعاة والمحدثين- تحديد الأدوات التكنولوجية – المطبوعات – الموقع الإلكتروني للفعالية – إدارة الحشود – تطوير هوية الفعالية – التنظيم والضيافة ” وغير ذلك الكثير من العناصر التي نعمل على وضع الخطط لاستخدامها
اختيار المكان وتحديد الزمان
تحديد مكان وزمان الفعالية من الاعتبارات الأساسية التي تشكل الباقي في عملية التخطيط لذلك في عملية التخطيط نركز على تحديد المكان المناسب للفعالية مبكرا حيث يتم تحديده بناءا على عدة عوامل منها الميزانية المتاحة وسهولة النقل والموقع والمرافق ومدى استجابتها للطوارئ ونطرح أكبر عدد ممكن من الأسئلة للتأكد من أنها مناسبة بشكل كامل للفعالية ونقوم بتحديد زمان الفعالية اعتمادا بشكل كبير على مدى توفر المكان في هذا الوقت بالإضافة إلى العديد من العوامل الأخرى
التخطيط لتطوير العلامة التجارية داخل الفعالية
نعمل بشكل كبير على تطوير العلامة التجارية للفعالية بداية من تطوير اسم الفعالية وموضوعها والشعار والألوان والمطبوعات والديكور واللافتات إلى تحديد مظهرها النهائي حيث إن العلامة التجارية القوية للفعالية توفر رؤية واضحة عنها وتساعد في تحديد اتجاهها وتجذب الجمهور المستهدف وتترك إنطباع جيد في الأذهان ونحرص على أن نعكس رؤية ورسالة العلامة التجارية للشركة ونعكس شخصيتها وأهدافها داخل الفعالية
التخطيط لبرنامج الفعالية
نحدد ونخطط لإنشاء جدول للأعمال عالي المستوى والذي سيتم تنفيذه داخل الفعالية من حيث عدد أيام الفعالية وعدد المسارات والجلسات المطلوبة والأنشطة ووسائل الترفيه والأغذية والمشروبات ونحرص على أن يكون البرنامج قادر على الملائمة مع جميع التغييرات التي قد تحدث
التخطيط للتواصل مع الرعاة والمتحدثين
نتأكد أثناء التخطيط من تحديد المتحدثين المدعوين إلى الفعالية والتعرف عليهم أكثر وتحديد محدثي كل جلسة وإدارة مكبرات الصوت وتحديد الفقرات الخاصة بهم والمحتوى المقدم منهم في الفعالية وأيضا نضع الخطط لدعوة المتحدثين المؤثرين وكيفية التواصل معهم والتخطيط لكيفية تنفيذ وتنظيم التعاون المشترك مع الرعاة وكيفية الإستفادة من حزم الرعاية المتفق عليها مع الرعاة المشاركين ونتأكد من أن كل راعي يضيف قيمة إلى الفعالية وإلى الحاضرين وترتيب القائمة الخاصة بهم
تحديد واختيار الأدوات التقنية والتكنولوجية
لأن التكنولوجيا تنقل الفعالية إلى مكانه وبعد آخر نحرص على التخطيط الأمثل لاستخدام أحدث التقنيات المطلوبة في الفعالية وتحديد الاحتياجات التكنولوجية مثل أنظمة التسجيل لتسجيل الحضور بشكل أكثر سلاسة واستخدام الشاشات التفاعلية بمختلف أنواعها وتطبيق أدوات إدارة المشاريع الحديثة مثل البرامج الهندسية أو التخطيط لإنشاء تطبيق للفعالية على الهاتف المحمول حيث يعتبر التطبيق أداة قيمة في تعزيز بيئة تفاعلية ويعمل على تحسين تجربة الحضور داخل الفعالية والتخطيط لاستخدام جلسات البث المباشر لأنها طريقة رائعة للتواصل وتوسيع نطاق الفعالية فبالتأكيد تعمل التكنولوجيا على تلبية جميع توقعات المشاركين لذلك نحرص على دمج جميع التقنيات المختلفة داخل الفعالية
إنشاء الخطط التسويقية
لصناعة فعالية فريدة نضع الخطط التسويقية المعدة جيدا لأنها من المقومات الأساسية لصناعة الفعاليات الناجحة والتي تساعد في جذب الجمهور المستهدف والترويج للفعالية، في البداية عند التخطيط نركز على تحديد الأهداف الخاصة بعملية التسويق حيث إن تحديد أهداف تسويقية محددة هي وسيلة مثالية لضمان التنفيذ السليم وتحقيق النجاح المطلوب ثم نضع التكتيكات التي سوف تساعد على تحقيق تلك الأهداف بداية من التسويق عبر المنصات المختلفة إلى التسويق بالفيديو والبريد الإلكتروني ووسائل الإعلام المختلفة وكل ذلك نحدده بعد فهم الجمهور المستهدف وسلوكه وموقعه الجغرافي ثم بعد ذلك نركز على بناء جدول زمني لعملية التسويق يتضمن جميع أنشطة التسويق المختلفة
تحديد أدوات التحليل وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية
في بداية عملية التخطيط نركز على تحديد الأهداف من الفعالية أما في نهاية عملية التخطيط نحرص على تحديد الأدوات والطرق التي سيتم استخدامها في قياس مدى تحقق تلك الأهداف حيث نشير إلى ضرورة استخدام البيانات والتحليلات المختلفة واستطلاعات الفعالية وحجم المشاركة والتفاعل على منصات التواصل الإجتماعي واستخدام الإحصاءات والتحليلات التي تقدمها ونركز أثناء التخطيط على مراقبة جميع العناصر قبل الفعالية وأثناءها وبعدها والتعرف على آراء العملاء وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية بدقة، في النهاية جميع تلك الخطوات حينما تعمل معا وفقا لعملية التخطيط القوية التي نضعها فإنها قادرة على صنع فعالية ناجحة ومؤثرة ومثالية
تواصل معنا وتعرف على المزيد حول خدمة التخطيط للفعاليات فخبراؤنا مستعدون للإجابة على جميع أسئلتك وتقديم نظرة واضحة حول كيفية إنجاح أعمالك وفعالياتك
فنحن في خبراء الإبداع نمتلك الخبراء والخبرة لمساعدتك في تحقيق أهدافك ونقدم مجموعة من الخدمات الشاملة في مجال إدارة وتنظيم المعارض والمؤتمرات التي تلبي جميع رغباتك فقد عملنا مع العديد من العملاء المميزين وقدمنا معهم فعاليات متنوعة وفريدة تناسب حاجاتهم ومتطلباتهم، يمكنك اكتشاف أبرز أعمالنا من هنا
نتطلع إلى التعاون معك قريبا
