نحن خبراء في تنظيم الفعاليات بأحدث الإمكانيات والإستراتيجيات المتطورة حيث نعمل على إنشاء خطط عمل متكاملة تقوم على أسس هندسية واضحة ونركز على رسم خطط زمنية وتوزيع المهام على كل طواقم العمل مع مراعاة عوامل المتابعة والرقابة ونهتم بتقديم حلول التنظيم والترحيب بالزوار في الفعالية وذلك بما يتفق مع احتياجات العملاء وننفرد بتقديم أفكار مبتكرة ونحرص على الإختلاف والتميز في مهام التنظيم
ما أهمية خدمة التنظيم للفعالية الخاصة بك ؟
عندما تفكر في صناعة فعالية ركز جيدا على عنصر التنظيم ووضع خطط منظمة له حيث إن التنظيم ليس بالأمر السهل فهو يحتاج إلى الدراسة والتخطيط المبكر ومهارات خاصة يجب أن يتحلى بها فريق العمل
إن تنظيم الفعاليات والتخطيط لها يساعد في الوصول للفئات المستهدفة ويؤدي إلى تحقيق الأهداف المرجوة من الفعالية لأنها من المقومات الأساسية لنجاح الفعاليات بمختلف أنواعها
وإن التخطيط السليم لعملية التنظيم يضمن نجاح الفعالية ويعمل على بناء سمعة جيدة للشركة وجذب عملاء جدد وضمان سير الفعالية بالشكل المطلوب ويضمن التواصل الناجح بين فريق العمل ويحقق الغرض والرسالة والانطباع الذي تحاول الشركة إيصاله
وأمرا لا نقاش فيه أن خدمة التنظيم جزءا أساسيا من صناعة الفعاليات وعنصر رئيسي للتخطيط وهي من الطرق المبتكرة في إيصال الرسائل الاتصالية سواء كان الغرض من الفعالية إطلاق المنتجات أو الترويج للخدمات أو عرض الإنجازات وعملية التنظيم عملية صعبة للغاية تحتوي على كم هائل من المهام والتفاصيل التي يجب مراعاتها والعمل بها من أجل بناء فعالية مؤثرة ومبتكرة
نقوم في خبراء الإبداع بتقديم جميع الخدمات المتكاملة الخاصة بعملية التنظيم وذلك باستخدام الأساليب الحديثة فنحن نمتلك الخبرات الواسعة والإمكانيات المتطورة لإحداث التأثير المطلوب الذي يلبي جميع متطلبات عملائنا بمهنية وكفاءة عالية بداية من دراسة الفكرة إلى التخطيط لها ووضع الخطط الزمنية ودراسة السوق المستهدف وتحديد العناصر المطلوبة والأهداف المرجوة والرسائل التي ينبغي توصيلها للجمهور المستهدف ونعمل على توفير أفضل الحلول الذكية وفق ميزانية العميل ورغباته وكل ذلك بواسطة فريق من الخبراء يمتلكون الخبرات والمهارات اللازمة لتنظيم وإدارة أي فعالية وقادرون على القيام بجميع المهام المطلوبة في التنظيم
المميزات التي نقدمها في خدمة تنظيم الفعاليات :
دراسة الفعالية وجمهورها المستهدف
نركز قبل عملية إدارة وتنظيم الفعالية على دراسة مجال الفعالية وطبيعة وسلوك جمهورها المستهدف وجمع وتصنيف المعلومات اللازمة والمطلوبة لعملية التخطيط والتنظيم
إنشاء خطة عمل
نقوم بتحديد الأهداف المطلوبة وعمل الخطط سواء كانت ” التشغيلية – التسويقية – المالية ” ونقدم خطة متكاملة تقوم على أسس هندسية واضحة تتضمن مقترحات التنفيذ والخطة الزمنية والمتطلبات الفنية والخدمات المطلوب تواجدها داخل الفعالية والتخطيط السليم لاستغلال الميزانية المقترحة من العميل وذلك بإستخدام أفضل الإستراتيجيات المتبعة لتحويل الفكرة إلى واقعا ملموسا
إنشاء جدول زمني
نعمل على إعداد جدول زمني مدروس بشكل صحيح يشمل على الخطوات اللازمة لسير الفعالية لكي نتمكن من إدارتها بالشكل الصحيح فهو بمثابة بوصلة التوجيه التي تدار بها الفعالية ونتابع من خلالها الأعمال حتى يتم الإنتهاء منها ونحرص على أن يشمل جميع التفاصيل مع مراعاة وحساب كل دقيقة ونحدد أدوات التنفيذ والمواعيد النهائية بطريقة احترافية ونقوم بإعدادها بوقت كاف قبل إقامة الفعالية
تحديد واختيار مكان وزمان الفعالية
بعد عملية التخطيط الصحيحة للفعالية نعمل على تحديد واختيار مكان وزمان الفعالية بناءا على عوامل متعددة منها طبيعة الفعالية هل هي مؤتمر أم معرض أم غير ذلك وهل الهدف منها عرض منتج أم الترويج لخدمة أم لعرض الإنجازات وأيضا يتم التحديد بناءا على الجمهور المستهدف وسلوكهم ومحل إقامتهم والنتائج المرغوبة من هذه الفعالية ونقوم أيضا بمعاينة المكان قبل الفعالية والتأكد من سلامته أمنيا ومعاينة جميع المداخل والمخارج والمساحة والإمكانيات الموجودة فيه والتركيز على إنهاء كافة الأوراق والتصاريح اللازمة في أسرع وقت
التعرف على الرعاة والمتحدثين
من الأمور الهامة التي نركز فيها في عملية التنظيم هو التعرف أكثر على الرعاة والمتحدثين وتكوين فكرة عنهم وعن أعمالهم وتحديد الأنشطة المطلوبة منهم وأهدافهم من الفعالية ومساعدتهم على تحقيقها واتخاذ كافة الإجراءات اللازمة لتسهيل أعمالهم والحرص على تنفيذ متطلباتهم والبنود المتفق عليها معهم لبناء علاقات قوية وتعاون مثمر معهم
تحديد أجندة الفعالية
نقوم بحصر جميع فقرات الفعالية وعمل خطة زمنية لها لضمان سير الفعالية في تناسق لسهولة التواصل مع فريق العمل وتنفيذ المهام المطلوبة ونحرص على وضع الخطط الطارئة ومن أجل مواكبة التغييرات التي قد تحدث واتخاذ الحلول الذكية للتعامل معها
فريق عمل من المهندسين والمنظمين المتخصصين
يوجد لدينا فريق هندسي متخصص يعمل بإستخدام أسس هندسية واضحة وخطط عمل وبرامج هندسية في التصميم الداخلي والخارجي وإدارة المشاريع والفعاليات ونقوم بتقديم توصيف كامل للخامات التي نستخدمها أثناء التنفيذ ويوجد لدينا أيضا فريق من الخبراء والمنظمين الذين يعملون معا بكل طاقاتهم وخبراتهم لإخراج الفعالية بالشكل المطلوب وتنفيذ مهامهم بكفاءة عالية لذلك نقوم على توزيع المهام المطلوبة وفقا للخطط الموضوعة مع مراعاة عوامل المراقبة والمتابعة وتزويدهم بوسائل اتصال فعالة لسهولة التواصل بينهم وتدريبهم على مواجهة المشكلات الطارئة واتخاذ الحلول الذكية للتعامل معها
إعداد التقارير النهائية
في النهاية نعمل على إعداد التقارير النهائية وتقديم صورة شاملة عن مدى جودة العمل وما تحقق من الأهداف وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية وإعادة تقييم الفعالية وما مرت به عملية التنظيم حتى تساعد هذه التقارير في عملية اتخاذ القرار وتطوير الفعاليات المستقبلية بشكل أكثر فعالية
المميزات التي نقدمها في خدمة التنظيم :
الترحيب واستقبال الزوار
تشمل خدمة التنظيم التي نقدمها على خدمة استقبال الضيوف والترحيب بهم حيث نقوم بالاستقبال الودي والسخي للزوار القادمين إلى الفعالية والتفاعل معهم وتقديم كافة المعلومات لهم ونحرص على تقديم أفضل تجربة لهم ونحرص علي راحة الحضور وتقديم الأطعمة والمشروبات والهدايا وتقديم المساعدة وتوجيههم كل ذلك بواسطة فريق من الخبراء في استقبال الزوار ومؤهلين لمواكبة التغييرات واتخاذ الحلول اللازمة لتحقيق عملية تنظيم ناجحة حيث تساعد هذه الخدمة في جعل الفعالية أكثر راحة وتنظيما
توفير أدوات التنظيم
نقوم بتوفير جميع أدوات التنظيم اللازمة وتلبية جميع احتياجات الأثاث الخاص بالفعالية حيث نقدم الكراسي والطاولات لمجموعة من المساحات المختلفة وفقا لاحتياجات العميل ونقدم خدمات تقديم الطعام والشراب من حيث تجهيز طاولات الغذاء على حسب مناطق تناول الطعام ومعدات تقديم الطعام ومعدات الطبخ وأدوات المائدة وعربات الطعام وأجهزة المشروبات والقهوة وجميع مستلزمات الطاولة بمختلف الأنماط سواء كانت الكلاسيكية أو الحديثة وذلك وفقا لحجم الفعالية وطبيعتها وبما يناسب أذواق العملاء من أجل تقديم خدمة مميزة للزوار وخلق الأجواء المثالية حيث تلعب هذه الأدوات دورا مهما في الفعاليات وتحقق عملية تنظيم ممتعة
تواصل معنا وتعرف على المزيد حول خدمة التنظيم للفعاليات فخبراؤنا مستعدون للإجابة على جميع أسئلتك وتقديم نظرة واضحة حول كيفية إنجاح أعمالك وفعالياتك
فنحن في خبراء الإبداع نمتلك الخبراء والخبرة لمساعدتك في تحقيق أهدافك ونقدم مجموعة من الخدمات الشاملة في مجال إدارة وتنظيم المعارض والمؤتمرات التي تلبي جميع رغباتك فقد عملنا مع العديد من العملاء المميزين وقدمنا معهم فعاليات متنوعة وفريدة تناسب حاجاتهم ومتطلباتهم، يمكنك اكتشاف أبرز أعمالنا من هنا
نتطلع إلى التعاون معك قريبا
