التخطيط

نقوم بعمل دراسة متكاملة للفعالية قبل عملية التنفيذ ثم نضع لها الخطط والإستراتيجيات المحكمة بداية من التخطيط للميزانية إلى جذب الرعاة والترويج لها وإدارة جميع جوانب الفعالية وفق الأهداف المراد تحقيقها ووفقا لطبيعة الجمهور المستهدف ونتخذ كافة الترتيبات لصناعة فعالية ناجحة ونعتمد على استخدام أساليب التخطيط الحديثة وأبرز التقنيات والتكنولوجيا المتطورة ونضع الخطط البديلة للتعامل مع المشكلات الطارئة وابتكار حلول سريعة لها

أهمية التخطيط للفعالية الخاصة بك

سواء كنت تقوم بتنظيم معرضا كبيرا أو مؤتمرا صغيرا فإن التخطيط لهم مهمة ضخمة وكبيرة لأن كل فعالية مهما كانت بسيطة فهي تتطلب تخطيطا دقيقا بداية من تحديد الميزانية إلى الترويج للفعالية وتحتاج إلى التفكير المبكر في جميع العناصر التي تحتاجها والخطوات التي يجب عليك اتخاذها لبدء عملية التنفيذ والمتابعة للفعالية من أجل صناعة فعالية قوية ومؤثرة وتحقيق النجاح

 التخطيط السليم للفعالية يضمن نجاحها بشكل كبير ويضيف الكثير إلى الشركة وسمعتها وهو أهم مرحلة لتحقيق الأهداف المطلوبة لذلك من الضروري التخطيط المبكر لها حتى تتمكن من قياس النتائج وجذب جمهورك المستهدف

لذلك فإن تنفيذ فعالية ناجحة تحتاج إلى دراسة الجمهور المستهدف وخصائصه واحتياجاته وما الذي يحفزهم وتحديد الطريقة الأفضل للوصول إليهم ودراسة فكرة الفعالية وجميع جوانبها حيث إن التخطيط هو الضمان الوحيد للنجاح ويوفر الكثير من الوقت عند تنظيم الفعالية ويقلل الكثير من التوتر ويمكن المنظمين من الاستمتاع بعملهم

 

ولأهمية ذلك في خبراء الإبداع نقدم خدمة التخطيط للفعاليات بمختلف أنواعها بداية من دراسة المقترح الأول والفكرة إلى وضع الخطط الزمنية والتسويقية ونحن مسئولون عن تقييم جميع جوانب الفعالية المحتمل تواجدها والتي قد تمثل تحديا ونعمل على التخطيط الأفضل لاستخدامها والتعامل معها لأن النظر في كل هذه العناصر يوفر الكثير من الوقت والموارد عند التنفيذ والتنظيم وكل ذلك على حسب الفعالية وأهدافها وميزانيتها وجمهورها

المميزات التي نقدمها في خدمة التخطيط

 

تحديد الأهداف من الفعالية

Business Goal setting and Planing Strategy concept.Dart target arrow hitting on bullseye in dartboard, Business accuracy success concept

في البداية نجتمع معك ونطرح العديد من الأسئلة من أجل معرفة أهدافك نحو الفعالية وما الهدف النهائي الذي ترغب في الوصول إليه وما هو الغرض منها هل الغرض منها مبيعات جديدة أم إطلاق منتجات أم عرض خدمات أم زيادة الوعي بالعلامة التجارية أم أن هناك أهداف أخرى تتطلع إلى تحقيقها فبمجرد تحديد أهدافك من الفعالية يساعدنا هذا بشكل كبير على التخطيط ووضع القواعد الرئيسية لها وبعد ذلك نبدأ معك في تحديد ومعرفة الإطار الزمني لهذه الفعالية وعدد الحاضرين المتوقع وهل الفعالية محلية أم عامة وتحديد التركيبة السكانية للحاضرين والمكان المناسب لإقامتها

 

تحديد ميزانية الفعالية

finance and accounting concept. business woman working on desk using calculator to calculate in officeتحديد الميزانية خطوة هامة جدا عند التخطيط للفعالية لأنها تساعد في تحديد جميع المتطلبات التي تحتاجها الفعالية وفي توضيح العناصر التالية في عملية التخطيط لذلك نبدأ في تحديد تكاليف جميع العناصر المطلوب تواجدها داخل الفعالية وتوزيع الميزانية عليها حسب احتياجات العميل على سبيل المثال يتم تقسيم الميزانية حسب التسويق والترويج والمطبوعات والمشتريات المطلوبة والأماكن والعديد من المتطلبات الأخرى ونحرص على أن لا نتجاوز حدود الميزانية المتاحة خاصة في حالة حدوث أي تغييرات أو تحديثات مطلوبة في هذه الحالة نعمل على إعادة النظر في الميزانية ونقوم بإجراء تعديلات نضمن من خلالها الحفاظ عليها

 

تكوين فريق العمل

Millennial Asia businessmen and businesswomen meeting brainstorming ideas about new paperwork project colleagues working together planning success strategy enjoy teamwork in small modern night office.

الخاص بالفعالية نركز أثناء التخطيط للفعالية على تحديد فريق العمل المطلوب تواجده في الفعالية وتوزيع المهام المطلوبة عليهم فجميع الفعاليات تتطلب فريقا منظما ومؤهلا لتحقيق النجاح فيها ونعمل على توزيع الأدوار بشكل مبكر لكي يساهم جميع فريق العمل في عملية التخطيط للفعالية والحصول على جميع المعلومات المطلوبة فمع وجود فريق عمل خبير يعرف دوره في الفعالية سوف يساهم ذلك في تنفيذ خطة الفعالية بكفاءة لأن التخطيط للفعالية ليس مجرد قائمة من المهام إنه تحليل تفصيلي لكل عنصر من عناصر الفعالية وربطه بأهدافها

 

وضع خطة عمل لجميع العناصر المطلوبة في الفعالية

Group of casually dressed business people discussing ideas in the office. Creative professionals gathered at the meeting table for discuss the important issues of the new successful startup project.

نحدد جميع العناصر المطلوب تواجدها في الفعالية ونضع الخطط للتعامل معها وكيفية تنفيذها واستخدامها داخل الفعالية ومن هذه العناصر ” جدول الأعمال – الخطط الزمنية –تصميم الأجنحة –تنفيذ المسارح – تحديد الطعام –التصوير والتوثيق – عناصر الأمن المطلوب تواجده – التسويق والإتصالات- عملية التسجيل – التعامل مع الرعاة والمحدثين- تحديد الأدوات التكنولوجية – المطبوعات – الموقع الإلكتروني للفعالية – إدارة الحشود – تطوير هوية الفعالية– التنظيم والضيافة ” وغير ذلك الكثير من العناصر التي نعمل على وضع الخطط لاستخدامها

 

اختيار المكان وتحديد الزمان

Map Pin Location Direction Position Graphic

تحديد مكان وزمان الفعالية من الاعتبارات الأساسية التي تشكل الباقي في عملية التخطيط لذلك في عملية التخطيط نركز على تحديد المكان المناسب للفعالية مبكرا حيث يتم تحديده بناءا على عدة عوامل منها الميزانية المتاحة وسهولة النقل والموقع والمرافق ومدى استجابتها للطوارئ ونطرح أكبر عدد ممكن من الأسئلة للتأكد من أنها مناسبة بشكل كامل للفعالية ونقوم بتحديد زمان الفعالية اعتمادا بشكل كبير على مدى توفر المكان في هذا الوقت بالإضافة إلى العديد من العوامل الأخرى

 

التخطيط لتطوير العلامة التجارية داخل الفعالية

Creative Web Designer planning application and developing templa

نعمل بشكل كبير على تطوير العلامة التجارية للفعالية بداية من تطوير اسم الفعالية وموضوعها والشعار والألوان والمطبوعات والديكور واللافتات إلى تحديد شكلها ومظهرها النهائي حيث إن العلامة التجارية القوية للفعالية توفر رؤية واضحة عنها وتساعد في تحديد اتجاهها وتجذب الجمهور المستهدف وتترك إنطباع جيد في الأذهان ونحرص على أن نعكس رؤية ورسالة العلامة التجارية للشركة ونعكس شخصيتها وأهدافها داخل الفعالية

 

التخطيط لبرنامج الفعالية

Business people are brainstorming

 نحدد ونخطط لإنشاء جدول للأعمال عالي المستوى والذي سيتم تنفيذه داخل الفعالية من حيث عدد أيام الفعالية وعدد المسارات والجلسات المطلوبة والأنشطة ووسائل الترفيه والأغذية والمشروبات ونحرص على أن يكون البرنامج مرنا وقادر على الملائمة مع جميع التغييرات التي قد تحدث

 

التخطيط للتواصل مع الرعاة والمتحدثين

 نتأكد أثناء التخطيط من تحديد المتحدثين المدعوين إلى الفعالية والتعرف عليهم أكثر وتحديد محدثي كل جلسة وإدارة مكبرات الصوت وتحديد الفقرات الخاصة بهم والمحتوى المقدم منهم في الفعالية وأيضا نضع الخطط لدعوة المتحدثين المؤثرين وكيفية التواصل معهم والتخطيط لكيفية تنفيذ وتنظيم التعاون المشترك مع الرعاة وكيفية الإستفادة من حزم الرعاية المتفق عليها مع الرعاة المشاركين ونتأكد من أن كل راعي يضيف قيمة إلى الفعالية وإلى الحاضرين وترتيب القائمة الخاصة بهم

 

تحديد واختيار الأدوات التقنية والتكنولوجية

Businessman using tech devices and icons thin line interface

 لأن التكنولوجيا تنقل الفعالية إلى مكانه وبعد آخر نحرص على التخطيط الأمثل لاستخدام أحدث التقنيات المطلوبة في الفعالية وتحديد الاحتياجات التكنولوجية مثل أنظمة التسجيل لتسجيل الحضور بشكل أكثر سلاسة واستخدام الشاشات التفاعلية بمختلف أنواعها وتطبيق أدوات إدارة المشاريع الحديثة مثل البرامج الهندسية أو التخطيط لإنشاء تطبيق للفعالية على الهاتف المحمول حيث يعتبر التطبيق أداة قيمة في تعزيز بيئة تفاعلية ويعمل على تحسين تجربة الحضور داخل الفعالية والتخطيط لاستخدام جلسات البث المباشر لأنها طريقة رائعة للتواصل وتوسيع نطاق الفعالية فبالتأكيد تعمل التكنولوجيا على تلبية جميع توقعات المشاركين لذلك نحرص على دمج جميع التقنيات المختلفة داخل الفعالية

 

إنشاء الخطط التسويقية

Man working on his laptop

لصناعة فعالية فريدة نضع الخطط التسويقية المعدة جيدا لأنها من المقومات الأساسية لصناعة الفعاليات الناجحة والتي تساعد في جذب الجمهور المستهدف والترويج للفعالية، في البداية عند التخطيط نركز على تحديد الأهداف الخاصة بعملية التسويق حيث إن تحديد أهداف تسويقية محددة هي وسيلة مثالية لضمان التنفيذ السليم وتحقيق النجاح المطلوب ثم نضع التكتيكات التي سوف تساعد على تحقيق تلك الأهداف بداية من التسويق عبر المنصات المختلفة إلى التسويق بالفيديو والبريد الإلكتروني ووسائل الإعلام المختلفة وكل ذلك نحدده بعد فهم الجمهور المستهدف وسلوكه وطبيعته وموقعه الجغرافي ثم بعد ذلك نركز على بناء جدول زمني لعملية التسويق يتضمن جميع أنشطة التسويق المختلفة

 

تحديد أدوات التحليل وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية

Business Chart Visual Graphics Report Concept

 في بداية عملية التخطيط نركز على تحديد الأهداف من الفعالية أما في نهاية عملية التخطيط نهتم ونحرص على تحديد الأدوات والطرق التي سيتم استخدامها في قياس مدى تحقق تلك الأهداف حيث نشير إلى ضرورة استخدام البيانات والتحليلات المختلفة واستطلاعات الفعالية وحجم المشاركة والتفاعل على منصات التواصل الإجتماعي واستخدام الإحصاءات والتحليلات التي تقدمها ونركز أثناء التخطيط على مراقبة جميع العناصر قبل الفعالية وأثناءها وبعدها والتعرف على آراء العملاء وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية بدقة في النهاية جميع تلك الخطوات حينما تعمل معا وفقا لعملية التخطيط القوية التي نضعها فإنها قادرة على صنع فعالية ناجحة ومؤثرة ومثالية

تواصل معنا وتعرف على المزيد حول خدمة التخطيط للفعاليات فخبراؤنا مستعدون للإجابة على جميع أسئلتك وتقديم نظرة واضحة حول كيفية إنجاح أعمالك وفعالياتك فنحن في خبراء الإبداع نمتلك الخبراء والخبرة لمساعدتك في تحقيق أهدافك ونقدم مجموعة من الخدمات الشاملة في مجال إدارة وتنظيم المعارض والمؤتمرات التي تلبي جميع رغباتك فقد عملنا مع العديد من العملاء المميزين وقدمنا معهم فعاليات متنوعة وفريدة تناسب حاجاتهم ومتطلباتهم، يمكنك اكتشاف أبرز أعمالنا من هنا

نتطلع إلى التعاون معك قريبا

 
 
 

Other Services