ما هي أفضل النصائح لتنظيم وضيافة الفعالية ؟

قبل التخطيط لأي فعالية، يجب أن تحدد أهدافك الرئيسية و يمكن أن تتراوح هذه الأهداف من زيادة الوعي بعلامتك التجارية إلى زيادة المبيعات أو جذب الجمهور المستهدف مهما كان الأمر ، يجب عليك أولا تحديد الخطط والخطوات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف وضمان نجاح الفعالية لذلك فيما يلي بعض النصائح التي سوف تساعدك في التنظيم والضيافة للفعالية الخاصة بك، تابع القراءة لمعرفة المزيد حول عملية تنظيم وضيافة الفعالية والاستفادة منها على أفضل وجه

أولا : تنظيم الفعالية

التخطيط المسبق

لكي تكون ناجحًا في أي فعالية يجب أن تخطط مسبقًا لها حيث يمكنك التخطيط ووضع قائمة بالعناصر التي ستحتاجها لهذه الفعالية وبعد تحديد “احتياجاتك” يجب عليك إنشاء دليل مركزي يمكنك من خلاله مراقبة الوقت وتأكد من استخدام خطتك البديلة إذا حدث خطأ ما

التخطيط لقائمة مراجعة مهام الفعالية

تعد قائمة المراجعة من أفضل الطرق لضمان إكمال جميع المهام في الوقت المحدد ويضمن إنشاء قائمة مرجعية أن يظل فريقك منظمًا وهذا بدوره سيجعل الفعالية تسير بسلاسة ويمكن أن تساعدك قائمة المراجعة أيضًا في تحديد أهداف الفعالية مثل اهتمام وسائل الإعلام وعدد الحاضرين وبمجرد أن تعرف ما هي هذه الأهداف يمكنك إنشاء قائمة مراجعة لكل مهمة

للتخطيط لفعالية ما ، ابدأ بإعداد قائمة بجميع التفاصيل التي ستحتاج لإكمالها وتأكد من إدراج جميع المتغيرات والمخاطر والقضايا والمسؤوليات واكتب التواريخ مبكرًا حتى لا تضطر إلى التعامل مع المشكلات غير المتوقعة في اليوم وقم بإضافتها إلى موقع الويب الخاص بك ودع فريق العمل الآخرين يعرفون عنها حتى يتمكنوا أيضًا من إضافة التواريخ الخاصة بأعمالهم وبناء مهامهم عليها

جانب آخر مهم في قائمة المراجعة الخاصة بالفعالية هو تضمين المعلومات المالية حيث يجب أن تحتوي قائمة المراجعة الجيدة على الأرقام الدقيقة التي سيتم تحصيلها ، ويمكن أن تساعدك على تجنب الاضطرار إلى إعادة فحص الفواتير باستمرار للتأكد من أنك دفعت للجميع وإذا كنت تستخدم جدول بيانات لتسجيل أموالك فيجب عليك نقل كل هذه المعلومات إلى ورقة محاسبة منفصلة ثم يمكنك التحقق من المهام عند إتمامها.

يجب أن تتضمن قائمة المراجعة الجيدة جميع التفاصيل المتعلقة بالتخطيط المرئي للفعالية بما في ذلك مواقع المتحدثين ، والمقاعد ، والصوت والصورة ، وعناصر السلامة ، والمزيد وسوف تساعدك قائمة التحقق في اختيار أفضل متعهد تقديم الطعام ، ويجب الحفاظ على القائمة محدثة وتحقيق تجربة ممتعة لضيوفك وبمجرد أن يكون كل شيء جاهزًا ، يمكنك البدء في تسويق الفعالية الخاصة بك عن طريق خلق ضجة واستخدام المنصات التسويقية المختلفة للترويج للفعالية الخاصة بك وتأكد من أنها تساعد في الوصول إلى جمهورك المستهدف

لتجنب الخطأ يجب أن تحتوي قائمة المراجعة على جميع المعلومات ذات الصلة ، مثل عقود البائعين ومعلومات الحضور ومخططات الطوابق وبهذه الطريقة يمكن لجميع أعضاء الفريق الرجوع إليها في حالة وجود أسئلة أو مشكلات وسوف تساعد فريقك على اكتشاف المشكلات المحتملة في عملية إدارة الفعالية ويجب تحديث القائمة بانتظام للتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة ، في خبراء الإبداع نقدم خدمة تنظيم الفعاليات بأحدث الإمكانيات والإستراتيجيات المتطورة حيث نعمل على إنشاء خطط عمل متكاملة تقوم على أسس هندسية واضحة ، لمزيد من التفاصيل يمكنك التواصل معنا

تحديد “احتياجاتك”

قبل البدء في تنظيم أي فعالية حدد “احتياجاتك” وهذا يشمل كل شيء من الموارد البشرية والميزانية إلى النتائج والأهداف المحتملة فعلى سبيل المثال قد تحتاج إلى تحديد موقع الفعالية بناءً على المطاعم القريبة من الموقع أو المتطلبات والإمكانيات التي ترغب في استخدامها وقد تحتاج حتى إلى تخطيط ديناميكي للتوفيق بين الشركات الراعية وبمجرد أن تعرف هذه العوامل ستكون أكثر استعدادًا لتنظيم هذه الفعالية

يمكن أن يكون تحديد “احتياجاتك” للفعالية عملية صعبة ومع ذلك باتباعك لهذه النصائح الخاصة بعملية التنظيم يمكنك إنشاء فعالية لا تنسى تكون ناجحًة وبأسعار معقولة وأهم جزء في عملية التنظيم لأي فعالية هو تصحيح “احتياجاتك” وهذا يعني معرفة ما يريده الجمهور وهو أمر بالغ الأهمية

تتبع الوقت

تتطلب تنظيم فعالية ما جهود العديد من الأشخاص وأفضل طريقة لضمان أن كل شيء يسير بسلاسة هو تتبع الوقت ومن المهم تخصيص الأدوار وتعيين المهام لكل فريق العمل مع تحديد الوقت للانتهاء من هذه المهام ومن المهم التفكير في الطرق التي تقضي بها وقتك واسأل نفسك هل تقضي الكثير من الوقت في فحص البريد الإلكتروني؟ هل فاتتك الاجتماعات؟ هل تترك أشياء مهمة حتى اللحظة الأخيرة؟ هذه هي القضايا الشائعة التي يواجهها منظمي الفعاليات فكيف يمكنك تجنب هذه المشكلات؟ فكر في الإجابة على هذه الأسئلة وحل المشكلات المتعلقة بها لضمان تنظيم فعال للفعالية الخاصة بك

تحديد الرعاة

يجب على المنظم الاتصال بالرعاة المحتملين ووضع قائمة بالشركات التي ترعى الفعالية ومن المفيد النظر في نوع الحاضرين المشاركين في الفعالية والتركيبة السكانية لكل منهم وإذا أمكن أجرِ بحثًا عن الشركات التي ترعى فعاليات مماثلة لمعرفة أنواع العلامات التجارية التي قد تكون مهتمة وبعد ذلك تعامل مع هذه الشركات بنهج يركز على العملاء وسوف تتمكن من خلال هذا من التنظيم الفعال للفعالية

يفهم الرعاة المثاليون احتياجات الحاضرين المحتملين للفعالية ولديهم منتجات يمكنهم تقديمها على هذا النحو يجب على مخططي الفعالية البحث في التركيبة السكانية للرعاة المحتملين وأهداف المبيعات والتحديات للتأكد من أنها مناسبة للفعالية ولتحديد الشركات التي ستكون الراعية الأكثر ملاءمة للفعالية من المفيد إلقاء نظرة على الفعاليات السابقة التي ترعاها الشركة وتجربة منتجاتها وتقييم عروضها القيمة

وتعد إدارة التوقعات جانبًا مهمًا آخر من جوانب الرعاية حيث يحتاج الرعاة إلى الشعور بأنهم يحصلون على أقصى قيمة لاستثماراتهم ولهذا السبب يجب على منظمي الفعالية إجراء جلسة استخلاص المعلومات بعد الفعالية لتلقي التعليقات من الرعاة وبعد كل شيء تعتبر الرعاية مصدرًا مهمًا لإيرادات الفعاليات ويجب معاملتها على أنها شئ كبير ومع ذلك هناك العديد من الأشياء الأخرى التي يجب وضعها في الاعتبار عند العمل مع رعاة الفعالية

بالإضافة إلى زيادة الوعي بالعلامة التجارية والشعور بها توفر الفعاليات للمنظمين عددًا من الفرص الفريدة لتوليد العملاء المحتملين وبصرف النظر عن التقاط البيانات ، يمكن للرعاة أيضًا توفير وسائل الترفيه أو العروض التوضيحية لمنتجاتهم وخدماتهم ويمكن أن يكون الخيار الأخير طريقة فعالة لتوليد عملاء متوقعين جدد واستخدام البيانات المجمعة لتحسين استراتيجيات التسويق ومن الجدير بالذكر أن الفعالية الناجحة يمكن أن تساعد الأعمال التجارية على النمو ولكن لتحقيق أقصى استفادة من رعاية الفعالية يجب أن يكون منظمين الفعاليات مثابرين في التعامل مع الرعاة ، يمكنك التعرف عن قرب على خدمات خبراء الإبداع في إدارة وتنظيم المعارض والمؤتمرات وتعرف أكثر على الخدمات المتكاملة والشاملة التي نقدمها من هنا

مفاتيح التنظيم الفعال

التنظيم الجيد هو مفتاح صناعة فعالية ناجحة وفي حين أن هناك العديد من الأهداف التي يمكنك السعي لتحقيقها ، فإن التركيز على هدف شامل واحد سيساعدك في الوصول إليه وتحقيقه ويضمن استمتاع الجميع بالفعالية وقبل أن تبدأ بالتنظيم حدد الغرض منه ويمكن أن يكون لديك عدة أهداف ولكن تأكد من أنها واقعية فعلى سبيل المثال إذا كنت تخطط لفعالية سنوية فاستهدف زيادة مبيعات التذاكر بنسبة 15٪

التفويض هو المفتاح احصل على أكبر قدر ممكن من المساعدة من مخططي الفعاليات ذوي الخبرة إلى المتطوعين وشارك المستندات المهمة والمعلومات مع الأشخاص من ذوي الخبرة في هذا المجال ، ولا تخف من طلب المساعدة وكلما كنت أكثر استعدادًا زاد استمتاع الحاضرين بالفعالية ومع ذلك لا تنسى أن تستمتع بوقتك وأن تقضي وقتًا ممتعًا!

أعلن عن الفعالية الخاصة بك وقم بنشر الملصقات والنشرات وضع في اعتبارك وضع لافتات لأنها طريقة غير مكلفة وفعالة للإعلان عن فعاليتك حتى إن بعض منظمي الفعاليات يضعون عشرات اللافتات للترويج لها وتأكد من استخدام وسائل التواصل الاجتماعي للوصول إلى أكبر عدد ممكن من الجمهور المستهدف ويمكنك أيضًا استئجار مصور لالتقاط صور عالية الجودة للفعالية

تأكد من أن المكان الخاص بالفعالية محدد بشكل واضح ويسهل العثور عليه وتأكد من أن لديك نسخ إضافية من قائمة الحضور جاهزة حتى لا يضيع أحد وعند تنظيم أي فعالية يجب أن يكون لديك خطة احتياطية منظمة لأية مشكلات غير متوقعة قد تنشأ وإذا كنت تخطط لفعالية كبيرة فستكون الخطة الاحتياطية مفيدة في إبقاء الأمور على المسار الصحيح في حالة فشل أحد العناصر

تأكد من شكر أولئك الذين حضروا الفعالية الخاصة بك وهي طريقة رائعة لتعزيز العلاقات والثقة وتذكر أنه من المهم أن تشكر ضيوفك والجهات الراعية بعد الفعالية وتأكد من تتبع المقاييس الرئيسية الخاصة بك بما في ذلك الحضور والأرباح وتوليد العملاء المتوقعين وبهذه الطريقة يمكنك إجراء تحسينات على الفعالية التالية وبمجرد تنظيم فعالية ناجحة تابع الأمر مع ضيوفك للتأكد من أن الجميع قد قضوا وقتًا ممتعًا.

ثانيا : تقديم خدمة الضيافة في الفعالية

هناك العديد من الخطوات والطرق الاساسية لضيافة المشاركين والحضور في الفعالية الخاصة بك والتي تساعد بشكل كبير على تكوين انطباع أول ايجابي واسعاد الضيوف وتقديم المساعدة لهم وحصولهم على تجربة ممتعة داخل الفعالية ، لذلك إليك مجموعة الخطوات التي يجب عليك اتباعها لتقديم خدمة ضيافة مميزة في الفعالية الخاصة بك :

1- التحضير لمكان الفعالية والتركيز على توافر جميع المعدات والأدوات المطلوبة للضيافة

2- التركيز على الترحيب بالضيف واستقباله باسلوب لائق

3- توفير جميع أدوات الضيافة اللازمة وتلبية جميع احتياجات الأثاث

الخاص بالفعالية

4- تقديم المساعدة لهم والحرص على الإجابة على جميع أسئلتهم

5- تقديم الهدايا المميزة والمختلفة لهم

6- توديعهم بطريقة مهذبة ولائقة

وعند التعامل مع الضيوف يجب التركيز على تقديم كافة المعلومات لهم لتقديم أفضل تجربة وضيافة لهم وتشمل أمثلة الضيافة على التأكد من راحة الحضور وتقديم الأطعمة والمشروبات والهدايا وتقديم المساعدة وتوجيههم ويجب أن تحرص على مواكبة التغييرات واتخاذ الحلول اللازمة لتحقيق عملية ضيافة ناجحة حيث يساعد ذلك في تقليل عبء العمل وجعل العمل أكثر راحة وتنظيما

ومن الأشياء المهمة أيضا والتي يجب توافرها في الفعالية هي أدوات الضيافة بداية من تقديم الكراسي والطاولات حسب مساحة الفعالية إلى تجهيز طاولات الغذاء ومعدات تقديم الطعام ومعدات الطبخ وأدوات المائدة وعربات الطعام وأجهزة المشروبات والقهوة ومستلزمات الطاولة وذلك وفقا لحجم الفعالية وطبيعتها من أجل تقديم خدمة مميزة للزوار وخلق الأجواء المناسبة والمثالية حيث تلعب هذه الأدوات دورا مهما في الفعاليات وتحقق عملية ضيافة ممتعة