قبل أن تبدأ في التخطيط للفعالية الخاصة بك ، يجب عليك أولاً تحديد هدف واضح على سبيل المثال يمكنك تعيينه للترويج لمنتج جديد أو إنشاء عملاء محتملين إضافيين وبعد تحديد الهدف من المهم عمل قائمة بالموردين الذين تحتاج إلى التعامل معهم وإنشاء ميزانية لهم وهذه خطوات مهمة يجب اتباعها لضمان نجاح الفعالية الخاصة بك وستتيح لك هذه القائمة تحديد مقدار الأموال التي تحتاج إلى إنفاقها ، والموردين الأنسب للفعالية وأيهم غير مناسب ، لذلك في هذا المقال سوف نتحدث عن الخطوات اللازمة لعملية التخطيط قبل تنفيذ الفعالية لضمان صناعة تجربة لا تنسى ،تابع القراءة معنا 

إنشاء جدول زمني

للتأكد من أن فريقك لديه كل ما يحتاجه لإكمال الفعالية ، يجب عليك إنشاء جدول زمني يصف العملية بأكملها بوضوح ويجب أن يسرد الجدول الزمني جميع الاحتياجات وتعيين المهام لكل عضو في الفريق ويجب أن يتضمن أيضًا وقتًا احتياطيًا وخطط طوارئ للمواقف غير المتوقعة ويجب أن يصبح الجدول الزمني أقصر مع اقتراب الفعالية بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن توفر عناصر قابلة للقياس لكل مهمة وبهذه الطريقة يمكنك البقاء على المسار الصحيح والتأكد من اكتمال كل مهمة في الوقت المناسب.

بمجرد إنشاء الإطار الزمني العام للفعالية ، يمكنك البدء في وضع جدول زمني محدد لكل مهمة ويجب أن يبدأ الجدول الزمني الجيد قبل عدة أشهر وعندما تبدأ عملية التخطيط للفعالية سترغب في بدء العمل على الفعالية في أقرب وقت ممكن وتأكد من تعيين موظفين محددين للتعامل مع كل مهمة وإنشاء مكان للتحقق من المهام خارج المخطط الزمني وبمجرد الانتهاء من الجدول الزمني ، يمكنك البدء في العمل على التفاصيل الأكثر أهمية لك ولضيوفك.

إذا لم تكن متأكدًا من كيفية البدء ، يمكنك إلقاء نظرة على نموذج مخطط زمني للتخطيط للفعالية و يمكن أن تجعل الجداول الزمنية عملية التخطيط للفعالية أسهل وأكثر إمتاعًا بالإضافة إلى الجدول الزمني ، فإن الخطة التفصيلية ستجعل العملية برمتها أكثر كفاءة ومتعة لجميع فريق العمل  وإذا كنت تنشئ فعالية خاصة لمناسبة خاصة ، فمن الضروري أن تعرف ما تريد تحقيقه بحلول الوقت التي تبدأ فيه الفعالية 

تحديد الميزانية

عندما تخطط لفعالية ما ، من الجيد إنشاء ميزانية ومع ذلك من المهم أن تضع في اعتبارك أن الفعاليات بها الكثير من المتطلبات والاحتياجات وهذا قد يجعل من الصعب الالتزام بالميزانية ولتجنب التكاليف غير المتوقعة تأكد من إضافة 10٪ طوارئ إلى ميزانيتك وسيمنحك هذا مجالًا للمناورة إذا وجدت أن بعض تقديراتك الأولية متجاوزة بهامش كبير.

عند وضع الميزانية ، من المهم أن تتذكر أن الميزانية الأعلى لا تعني بالضرورة فعالية أفضل ومع ذلك هذا يعني أيضا أنه سيكون لديك دعم مالي كافٍ للفعالية وتأكد من إنشاء ورقة ميزانية مفصلة وحساب كل نفقات محتملة ، من الطعام إلى الترفيه وبالمثل يجب أن تحاول أيضًا تقليل النفقات في بعض الاشياء مثل الزينة أو الترفيه.

عندما تقوم بإنشاء ميزانية للفعالية الخاصة بك، فإنك تحتاج إلى تحديد مقدار الأموال التي يمكنك تخصيصها للتكاليف المختلفة ويمكنك تقسيم تكاليفك إلى فئتين: التكاليف الثابتة والتكاليف المتغيرة ولا تتغير التكاليف الثابتة مع عدد الأشخاص الذين يحضرون ، بينما تعتمد التكاليف المتغيرة على التكاليف الفردية بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك أيضًا تخصيص ميزانية لتغطية أي نفقات غير متوقعة وسيسمح لك استخدام جدول بيانات بتتبع أموالك بشكل أكثر دقة واتخاذ القرارات الصحيحة للفعالية

بناء علاقات قوية مع أصحاب المصالح والخدمات المختلفة 

بصفتك مخطط للفعالية، يجب أن تجد أصحاب المصالح والخدمات المناسبين للتعامل معهم وأقم علاقات قوية مبنية على الاحترام المتبادل والعلاقة الهادئة وعندما يحب الناس بعضهم البعض ، غالبًا ما يتم إنشاء أفضل الأفكار والحلول وستمنحك هذه القائمة الفرصة لبناء علاقة طويلة المدى 

تأكد من معاملة أصحاب الخدمات معك باحترام وثقة ويجب أن تجعلهم يشعرون بأنهم مميزون ويمكنك إظهار ذلك لهم من خلال متابعتهم على وسائل التواصل الاجتماعي والاعجاب بمحتواهم ويساعد هذا على معرفة أنك تقدر شراكتهم وانك تفضلهم على الشركات الأخرى واحرص على البقاء على اتصال معهم لتعزيز علاقة تدوم

واطلب التوصيات من مديري الفعاليات الآخرين فمن طبيعة الإنسان التعامل مع الأشخاص الذين يعرفهم لذلك تأكد من الحصول على مراجع من زملاء أو أصدقاء موثوقين في الصناعة ،  في خبراء الإبداع نقدم خدمة التخطيط للفعاليات بمختلف أنواعها حيث نقوم بعمل دراسة متكاملة للفعالية قبل عملية التنفيذ ثم نضع لها الخطط والإستراتيجيات المحكمة بداية من التخطيط للميزانية إلى جذب الرعاة والترويج لها وإدارة جميع جوانب الفعالية وفق الأهداف المراد تحقيقها ووفقا لطبيعة الجمهور المستهدف ، لمزيد من التفاصيل يمكنك التواصل معنا

 إعداد حملة تسويقية

للتأكد من حصولك على أقصى استفادة من ميزانيتك التسويقية ، ستحتاج إلى التخطيط مسبقًا لذلك ابدأ بإنشاء موقع ويب مخصص للفعاليات قد يكون هذا بسيطًا ثم خطط لاستخدام قاعدة البيانات الخاصة بك ثم قم بإرسال رسائل البريد الإلكتروني والدعوات وقم بتضمين تفاصيل الفعالية والمواد الترويجية ، بالإضافة إلى CTA واضح للتسجيل وللحصول على مزيد من المعلومات حول الفعالية التالية

بمجرد إنشاء موقع الويب الخاص بك ، قم بإعداد حملة تسويقية وإذا كان لديك حسابات على وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة فيمكنك الترويج للفعالية من خلالها وبالطبع وقم بإنشاء مدونة ويمكنك أيضًا إنشاء صفحة للفعالية على  Facebook والتي يمكنك من خلالها دعوة العديد من الجمهور المستهدف للتعرف عليها وقبل أن تفعل أي شيء آخر تأكد من وضع خطة للترويج المدفوع لفعالياتك عبر وسائل التواصل الاجتماعي.

تتمثل الخطوة التالية في التسويق للفعالية في جمع عناوين البريد الإلكتروني للحاضرين المحتملين ويمكنك استخدام هذه المعلومات لإنشاء حملة تسويق بريد إلكتروني آلية تشارك المعلومات المفيدة وتنقل قيمة الفعالية الخاصة بك وتجعل الناس متحمسين لحضور هذه الفعالية ويجب أن تتجنب إرسال رسائل غير مرغوب فيها إلى قائمتك من خلال مشاركة الكثير من المعلومات وبدلاً من ذلك ركز على مشاركة المحتوى المفيد الذي يسلط الضوء على القيمة المقترحة التي تقدمها لجمهورك المستهدف ويمكنك أيضًا استخدام العناصر المرئية أو محتوى ما وراء الكواليس للإثارة

اختيار فريق العمل للمساعدة في تنفيذ الخطة

بمجرد وضع الخطة الإستراتيجية ، فإن الخطوة التالية هي تعيين فريق لمساعدتك في تنفيذها وكما هو الحال مع أي خطة إستراتيجية فإن عملية الاختيار هي عملية تعاونية هرمية ولا توجد مشاريع تقوم بدون ذلك ومن المرجح أن تتغير خطتك بمرور الوقت ولا ينبغي أن تكون التغييرات في الإستراتيجية شائعة ولكن تعريفات المهام ستتغير على أساس يومي عندما تتعلم أشياء جديدة وبالإضافة إلى ذلك ، تعتبر طرق الاتصال الديناميكي ضرورية لإبقاء الجميع على المسار الصحيح وإذا كنت لا تتواصل مع فريقك كثيرًا فقد ينتهي بك الأمر إلى إضاعة الوقت والجهد في أشياء لا تحتاجها ، يمكنك التعرف عن قرب على خدمات خبراء الإبداع في إدارة وتنظيم المعارض والمؤتمرات وتعرف أكثر على الخدمات المتكاملة والشاملة التي نقدمها من هنا 

الإنتهاء من مرحلة التقييم

التقييم هو خطوة أساسية في التخطيط للفعالية وإنه يحدد نجاح الفعالية ويحدد ما يحتاج إلى تحسين ويستخدم العديد من مخططي الفعاليات مرحلة التقييم لجمع ردود فعل إيجابية وبناء سمعتهم ويمكن لمخططي الفعاليات أن يطلبوا من المشاركين ملء الاستبيانات بعد المؤتمرات لتقييم نجاح فعالياتهم ويمكنهم أيضًا تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس نجاح الفعالية وتتوفر عدة أنواع من أدوات التقييم عبر الإنترنت ومن المهم تحديد الأدوات الأكثر فائدة لك

يجب أن تتضمن عملية التقييم نهج الفريق ويجب أن يكون كل عضو في الفريق موضوعيًا عند تقييم الفعالية ويجب على الفريق تقديم أدلة غير متحيزة لتبرير المفاهيم وطمأنة العملاء بأن الفعالية ستكون ناجحة وبمجرد أن يتوصل الفريق إلى تقرير تقييم مفصل ، فإن الخطوة التالية هي مشاركة النتائج مع العملاء والجهات الراعية وأصحاب المصلحة الآخرين ويجب أن يُظهر التقرير بوضوح كيف حققت الفعالية أهدافها

تعتبر مرحلة التقييم لتخطيط الفعالية ضرورية لضمان تحقيق الأهداف ومن خلال دمج عوامل النجاح الحاسمة يمكنك ضمان نجاح الفعالية وتجنب ارتكاب الأخطاء التي قد تؤدي إلى الفشل ويمكن لفريق التقييم الخاص بك التواصل مع العملاء أو جمع التعليقات من أعضاء الفريق ويمكنك إجراء استبيانات لضيوفك وإذا كانت الفعالية ناجحة فيجب عليك استخدام المعلومات التي جمعتها لتحسين الفعالية التالية

اقرأ أيضا كيفية إدارة الحشود في الفعاليات المختلفة