تحول تسويق الفعاليات إلى أداة مفيدة وشائعة لتوليد الضجة والإثارة حول الفعاليات، وخلق الدعاية وزيادة الوعي بالعلامة التجارية، في الواقع، نمت نسبة تسويق الفعاليات من 3.6% في عام 2011 إلى 7.8% في عام 2012، وذلك بالتزامن مع ظهور تكنولوجيا الاتصالات ووسائل التواصل الاجتماعي، حيث ركزت العلامات التجارية على الفعاليات كوسيلة لدفع المبيعات وبتنفيذ تكتيكات واستراتيجيات تسويق الفعاليات جنبًا إلى جنب مع دعم العلاقات العامة الاحترافية، ستضمن الفعالية الخاصة بك تغطية إعلامية مثالية تجذب المستهلكين النهائيين والمؤثرين.
إذا كنت تخطط لإقامة فعالية خاصة في المستقبل القريب، فاتبع هذه الخطوات لضمان جذب انتباه وسائل الإعلام والمجتمع عبر الإنترنت، مما يؤدي إلى الحصول على تغطية إعلامية على المدى القصير والطويل.
قبل الفعالية
1 – تطوير قائمة وسائل الإعلام المستهدفة
عند التخطيط لإقامة فعالية، يجب العمل على تطوير قائمة وسائل الإعلام المستهدفة التي ستستخدم لجذب الضوء على فعاليتك، يتطلب ذلك الكثير من الجهد والوقت، ولكن الحصول على تغطية إعلامية يمكن أن يجذب عملائك ويعزز وعيهم بعلامتك التجارية، وقد يؤدي إلى تغطية إعلامية أوسع في وسائل الإعلام الأخرى.
لذلك لتطوير قائمة الوسائط المستهدفة بادئ ذي بدء ، قم بإجراء بحث في العناوين والمنافذ المناسبة لبناء قائمة الضيوف الصحفيين ، ما هي الصحف والمجلات والبرامج التلفزيونية والمحطات الإذاعية وأصحاب النفوذ الذين سيهتمون بالفعالية الخاصة بك ؟ سيضمن وجود مزيج مناسب من الصحافة المحلية والوطنية والدولية وصول الفعالية الخاصة بك إلى جمهور واسع ، بالإضافة إلى ذلك ، فكر فيما إذا كان المؤثرون أو منشئو المحتوى عبر الإنترنت مناسبين للفعالية الخاصة بك أم لا ، اليوم ، هؤلاء الناس لديهم نفس القدر من الجمهور ، إن لم يكن أكثر ، من جمهور وسائل الإعلام التقليدية و يمكن لقصة Instagram أو منشور مدونة أو حتى مدونة فيديو الترويج لعلامتك التجارية والوصول لمئات أو آلاف المتابعين
2. إنشاء ملف صحفي مخصص لهذه الفعالية
لإبراز فعاليتك بشكل صحيح، يجب إنشاء ملف صحفي مخصص لها، ستساعد المجموعة الصحفية في الترويج لعلامتك التجارية ولكل جزء من مكوّناتها، يجب أن يتضمن الترويج للفعالية البيانات الصحفية ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية، ويجب أن تحصل الفعالية على تغطية في التلفزيون والراديو والمطبوعات وعلى الإنترنت، إذا تم إرسال بيان صحفي قبل وبعد الفعالية، يجب إنشاء بيان صحفي يصف الفعالية (من وماذا وأين ومتى ولماذا وكيف) مع ارتباطات تشعبية للصفحات ذات الصلة على موقع الويب الخاص بك، يمكن تسليمها بعدة طرق، بما في ذلك الفيديو والعرض التقديمي والورق (سواء المطبوع أو المسلم باليد أو الإلكتروني) أو في شكل منتج ذي صلة ويعد توزيع المواد الصحفية أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة لجهات الاتصال الإعلامية الخاصة بك الذين يتلقون جميع المعلومات الضرورية، بالإضافة إلى دعوة شخصية لحضور الفعالية.
يجب البدء في إثارة الضجيج مبكرًا عن طريق كتابة بيان صحفي لزيادة الوعي بالفعالية مع وسائل الإعلام، ويمكنك أن تطلب من وسائل الإعلام طباعة تفاصيل الفعالية، وكذلك استغلال ذلك كفرصة لتأمين حضورهم. يجب التركيز على التفاصيل المهمة وتأكد من أنها تبدو وكأنها فعالية لا يمكن تفويتها لتوليد التشويق.
نصيحة إضافية: يجب تضمين تفاصيل الاتصال الخاصة بك، بما في ذلك عناوين البريد الإلكتروني ورقم الهاتف، على كل صفحة في البيان الصحفي حيث يمكن الوصول إليك على الفور في يوم الفعالية.
3. إرسال الدعوات إلى وسائل الإعلام والصحافة المناسبة
لإرسال الدعوات إلى وسائل الإعلام والصحافة المناسبة، يجب البقاء على اتصال دائم مع وسائل الإعلام التي تناسب الموقع الجغرافي المحدد للفعالية. يعد الاتجاه المحلي والبحث اتجاهًا متزايدًا في العصر الرقمي، ويجب استخدام هذا الاتجاه لصالحك.
عند إنشاء الدعوة، يجب التأكد من أنها لافتة للنظر وموجزة، وتشمل الأسئلة الخمسة (من وماذا وأين ومتى ولماذا؟) التي يتلقاها الصحفيون حوالي 20 دعوة لحضور فعالية في الأسبوع، ولذلك يجب التأكد من أن دعوتك تبرز من بين الحشود والهدف هو إنشاء دعوة يمكن مسحها ضوئيًا بسهولة، وهذه استراتيجية جيدة لأنها تشجع على الحضور. وإذا كان الصحفي قد سمع بالفعل عن علامتك التجارية وتعرف عليها في الدعوة، فمن المرجح أن يحضر.
وفي خبراء الإبداع، نقدم مجموعة متكاملة من الخدمات المتعلقة بوسائل الإعلام والتي تساعد على إبراز مكانتك التجارية، حيث نوفر تغطية إعلامية ولقاءات تلفزيونية وأخبار صحفية من أجل جذب الانتباه نحو الفعالية الخاصة بك واتخاذ خطوات فعالة في عملية التسويق والترويج لها. ولمزيد من التفاصيل، يمكنك التواصل معنا.
4. التخطيط المسبق والفعال للفعالية
يعتبر التخطيط المسبق لنهجك خلال يوم الفعالية من الأمور الهامة لضمان إعداد جيد وفعال للفعالية، يساعد هذا النهج على تسهيل تغطية الفعالية من قبل وسائل الإعلام وتحقيق الأهداف المرجوة ويتيح لك التواصل مع ممثلي وسائل الإعلام الاستراتيجيين والتركيز بشكل خاص على جانب معين من علامتك التجارية أو خدماتك أو منتجاتك ويمكن أن تعكس هذه الفعالية التزامك بأجندة وشبكة وسائل الإعلام، وتعزز علامتك التجارية وتوفر فرصة لطرح فكرة تحظى بصدى لدى جمهورها. لذلك، يمكن اعتماد هذه الطريقة لجعل عمل وسائل الإعلام أسهل وتحقيق الأهداف المرجوة بشكل فعال.
5. صناعة فعاليات خيرية
تعتبر معظم محطات البث لديها جانب خدمة عامة يجب تلبيته، ولذلك إذا كانت الفعالية الخاصة بك خيرية وتساعد في الصالح العام، فإن إنشاء تغطية إذاعية قصيرة لن يكتسب فقط إعلانات مجانية، بل سينقل جوهر الفعالية غير الهادفة للربح إلى بعد آخر ويمكن أن يتم الاستفادة من العديد من الفرص الإعلامية المجانية من خلال التواصل مع المحطات الإذاعية وتقديم فكرة الفعالية الخيرية الخاصة بك وهذا سيساعدك على الحصول على تغطية إعلامية مجانية ونشر صورة إيجابية عن علامتك التجارية، كما ستعزز الفعالية بشكل عام وتنقل رسالة الفعالية غير الهادفة للربح إلى بعد آخر.
ويمكن أن تعد الفعالية الخيرية حافزًا مميزًا وطريقة فعالة للتعاون مع جهات متعددة ورد الجميل لمجتمعك، لذلك، يمكن تنظيم فعالية خيرية كجزء من استراتيجية التسويق الخاصة بك واستغلال الفرص الإعلامية المجانية التي ستتيح لك الترويج لهذه الفعالية ونشر صورة إيجابية عن علامتك التجارية في المجتمع.
6. انشاء صفحة / أو موقعًا إلكترونيًا / أو ملفًا شخصيًا على وسائل التواصل الاجتماعي
تتطلب استراتيجية التسويق الرقمي إنشاء صفحات خاصة بالفعالية على وسائل التواصل الاجتماعي وتمكين المستخدمين من المشاركة والتفاعل مع الدعوات، بما في ذلك تضمين معلومات حول مؤسستك أو شركتك أو منتجاتك أو خدماتك أو قضيتك. يجب أن تحتوي هذه الصفحات على عبارة تحث على اتخاذ الإجراء الذي ترغبه ، إضافة إلى الرسائل الرئيسية والتحديثات المستمرة للإعلام، يعد هذا المنفذ هو الخاص بك لجذب انتباه وسائل الإعلام والعملاء وزيادة الحضور والمبيعات.
يمكنك الاستفادة من خدمات خبراء الإبداع في إدارة وتنظيم المعارض والمؤتمرات لتحقيق أفضل النتائج. وبالإضافة إلى ذلك، يمكنك الاستفادة من الخدمات المتكاملة والشاملة التي نقدمها لتعزيز استراتيجيتك الرقمية. لمعرفة المزيد عن خدماتنا، يمكنك زيارة الرابط التالي من هنا
خلال الفعالية
7- جعل عملية التغطية الإعلامية سهلة
يمكن تسهيل عملية التغطية الإعلامية للصحفيين عن طريق إنشاء منطقة مخصصة لهم على الموقع، حيث يمكنهم كتابة قصصهم وتحريرها بسهولة. كما يمكن تخصيص مساحة حصرية لهم كغرفة وسائط لتوفير مكان للعمل خلال تغطيتهم للفعالية ومع استخدام المنصات الإلكترونية للإبلاغ عن الأخبار بسرعة وفي أي مكان، يجب التأكد من توفير شبكة WiFi جيدة للصحفيين.
توفير هذه التسهيلات سيساعد الصحفيين على الشعور بالتقدير والامتياز ويمكن أن يخلق انطباعًا إيجابيًا بشأن علامتك التجارية، كما يمكن أن يشجعهم على حضور المزيد من الفعاليات وتقديم المزيد من التغطية الإعلامية لعلامتك التجارية لذلك، يمكن الاهتمام بتسهيل عملية التغطية الإعلامية وتوفير كل ما يحتاجه الصحفيون لتحقيق أفضل النتائج.
8. التسويق المباشر
توفر الفعاليات فرصة فريدة للتواصل المباشر مع جمهورك والحضور، وتعد فرصة لإظهار مميزات الفعالية وبناء الوعي بعلامتك التجارية، وتوجيه الأنظار نحو منتجاتك وخدماتك، يمكن استغلال هذه الفرصة لإجراء التسويق المباشر وتوسيع قاعدة العملاء الحالية وجذب عملاء جدد.
يمكن تحقيق ذلك من خلال توفير مساحة لإقامة جناح خاص لعلامتك التجارية داخل الفعالية، حيث يمكن عرض منتجاتك وخدماتك والتفاعل مع الحضور والمتابعين، كما يمكن تقديم العروض والهدايا المجانية للحضور والترويج لمنتجاتك وخدماتك.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن تحديد موظفين مختصين في التسويق المباشر للحضور إلى الفعالية والتواصل مع الحضور وتوفير المعلومات حول منتجاتك وخدماتك وإجابة أسئلتهم وتقديم العروض والخصومات الخاصة لتحفيزهم على الشراء.
9. التقاط صور احترافية
تعد التقاط الصور للفعالية الخاصة بك أو لمنتجاتك أو خدماتك فرصة مثالية للمشاركة في وسائل الإعلام المختلفة، وتشكل جزءًا مهمًا من استراتيجية التسويق الرقمي، فمع استمرار التقنيات في التطور، تزداد قابلية المشاركة للصور الرقمية وإمكانية رؤية النتائج، مما يتيح لجمهورك اتصالًا مرئيًا بالفعالية كما لو كانوا هناك.
يمكن استغلال هذه الفرصة عن طريق توفير مساحة مخصصة للتصوير داخل الفعالية أو التحديد مسبقًا لأماكن التصوير المثالية وتحفيز الحضور على التقاط الصور ومشاركتها على وسائل التواصل الاجتماعي باستخدام الهاشتاج المخصص للفعالية.
وبالإضافة إلى ذلك، يمكن تعيين مصور محترف لالتقاط الصور وتأمينها لاستخدامها في الإعلام والتسويق المستقبلي وباستخدام الوسائط الرقمية، يمكن زيادة الوعي بعلامتك التجارية والتفاعل مع جمهورك وزيادة فرص الانتشار والترويج لمنتجاتك وخدماتك.
لذلك، يجب الاستفادة القصوى من فرص التقاط الصور داخل الفعاليات والتأكد من مشاركتها على وسائل التواصل الاجتماعي واستخدامها في الإعلام والتسويق المستقبلي لزيادة الوعي بعلامتك التجارية وتحقيق النجاح في التسويق الرقمي.
10. البحث عن أداة الاتصال المناسبة لتقديم الشكر
يمكن اختيار الأداة المناسبة لتقديم الشكر بناءً على العلاقة والتواصل السابق مع الشخص أو المنظمة المستهدفة، في حال كان الشخص أو المنظمة قد أظهرا اهتمامًا كبيرًا بالتواصل الإلكتروني، يمكن استخدام البريد الإلكتروني لتقديم الشكر والتقييم للدعم والتعاون ويجب التأكد من كتابة رسالة شكر واضحة ومختصرة وتحديد الأشياء التي تم استفادتها من الشخص أو المنظمة وتقدير جهودهم.
أما إذا كان الشخص أو المنظمة قد أظهرا اهتمامًا أكبر بالاتصال الهاتفي، فقد تكون المكالمة الهاتفية هي الأداة المناسبة لتقديم الشكر والتواصل معهم ويجب التأكد من تحديد الوقت المناسب للاتصال وتحضير قائمة بالأشياء التي تريد الحديث عنها والتأكد من عدم إزعاج الشخص أو المنظمة في وقت غير مناسب.
ومن الجيد أيضًا استخدام الوسائط الاجتماعية مثل تويتر أو لينكد إن لتقديم الشكر والتواصل مع الشخص أو المنظمة، وخاصة إذا كانوا يفضلون استخدام هذه الوسائط.
بالنهاية، يجب التأكد من اختيار الأداة المناسبة لتقديم الشكر والتواصل مع الشخص أو المنظمة، وذلك بناءً على العلاقة والتواصل السابق وتفضيلاتهم في التواصل.
11- التواصل المستمر مع وسائل الإعلام
التواصل المستمر مع وسائل الإعلام يعد جزءًا هامًا من استراتيجية التسويق والترويج للفعاليات الخاصة بك ولتحقيق النجاح في التواصل مع وسائل الإعلام، يجب توفير جميع المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.
في حال طلبت وسائل الإعلام أي معلومات، يجب تقديمها بشكل واضح وفي الوقت المناسب لضمان حصول الصحفيين على جميع المعلومات التي يحتاجون إليها لتغطية الفعالية الخاصة بك ويمكن توفير هذه المعلومات عن طريق إعداد ملف شامل يحتوي على معلومات الاتصال والصور ومقاطع الفيديو وأية معلومات أخرى تهم وسائل الإعلام.
كما يجب التحقق من صحة المعلومات المقدمة والتأكد من وجود أية تحديثات أو تغييرات في جدول الفعاليات أو أية معلومات أخرى قد يهتم بها وسائل الإعلام.
ويجب أيضًا التواصل المستمر مع وسائل الإعلام والتأكد من وجود قناة اتصال مفتوحة معهم، سواء عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف أو وسائل التواصل الاجتماعي، للاستجابة لأية استفسارات أو تحديثات.
