تتطلب جميع أنواع الفعاليات، بغض النظر عن نوعها، خطة إدارة حشود متينة وفعالة لضمان سلامة الحاضرين، بما في ذلك الزوار وفريق العمل ويمكن أن يؤدي وجود عدد كبير من الأشخاص في نفس المكان إلى مخاطر كبيرة قد تؤدي إلى عواقب وخيمة إذا لم يتم السيطرة عليها لذلك، يجب وضع خطة جيدة لتأمين تلك الحشود وإدارة التحديات الصغيرة والضخمة والحفاظ على أمن وأمان الفعالية وكلما كانت الفعالية أكبر، كلما أصبحت السيطرة على الحشود أمرًا بالغ الأهمية.

1- وضع تصور للفعالية  

تُعَدُّ هذه الخطوة الأولى والأكثر أهمية في صناعة الفعاليات، حيث توفر الوقت في عملية التخطيط. وتتمثل هذه المرحلة في وضع تصور لجميع عناصر الفعالية والأنشطة بأكملها لتحديد التخطيط المناسب لها, ومن المهم في هذه المرحلة أن تفكر في العوامل التالية وتقييم كيفية تأثير كل منها على الفعالية:

• متى سوف تحدث الفعالية؟
• أين ستقام الفعالية؟
• كم عدد الحضور المتوقع حضورهم للفعالية؟
• ما هي العناصر التي ينبغي توفيرها لتنظيم الفعالية؟
• كم عدد فريق عمل الفعالية؟

وبعد الحصول على إجابات حول هذه الأسئلة، يمكن وضع خطة مناسبة لإدارة الحشود الخاصة بالفعالية.

2- النقاش مع الأطراف ذات الصلة 

تعتبر إدارة الحشود جزءًا هامًا من عملية إدارة الفعاليات، إذ تساعد على إنشاء فعالية آمنة وممتعة للجميع. لذلك، يجب أن تأخذ في الاعتبار استشارة الشخصيات الرئيسية داخل وخارج فريق العمل الخاص بك، بما في ذلك

• رؤساء الأقسام
• قادة الفريق
• مالك المكان
• السلطات المحلية
• خدمات الطوارئ
• الأطراف المجاورة والمتأثرة بالفعالية الخاصة بك

كل هؤلاء سوف يساعدوك على وضع خطة بديلة احتياطية في حالة حدوث أخطاء قبل الفعالية وبعدها ومناقشة هذه السيناريوهات البديلة مع الأطراف ذات الصلة

3- فهم جمهورك المستهدف 

إن عملية فهم الجمهور المستهدف ومعرفة العدد المتوقع للحضور تمثل تحديًا كبيرًا. لذلك، يجب وضع تقديرات مبنية على طبيعة الفعالية، مع الأخذ في الاعتبار نسب المشاركة في الفعاليات السابقة ومبيعات التذاكر السابقة وفي الفعاليات المماثلة، بالإضافة إلى الأحوال الجوية والعطلات ويجب أن يتم التخطيط وفقًا لذلك ليس فقط للحضور المتواجدين بالداخل، ولكن أيضًا للضيوف في الخارج إذا كان هناك احتمالية لتجاوز الفعالية السعة المتاحة.

وعلاوة على ذلك، يجب التأكد من أن المكان الخاص بالفعالية يتسع للحضور المتوقع ويتماشى مع متطلباتهم، مثل طرق السفر والمواصلات والمرافق ويجب التأكد من أن موقع المكان سهل الوصول إليه دون الحاجة إلى الكثير من التوجيه والشرح وباختصار، يجب أن يتم التخطيط بعناية لضمان أن الفعالية تتماشى مع توقعات الجمهور المستهدف وتلبي احتياجاتهم وتوفر لهم تجربة مميزة وناجحة.

 4- تقييم المخاطر 

يمكن تقييم المخاطر المحتملة في الفعاليات من خلال توقع سلوكيات الحضور، مثل وجود اندفاع أو تدفق في أوقات معينة، وتحديد المخاطر المحتملة، مثل المعدات المعطلة وتهديدات الحرائق، وهذا يتطلب اعتبارات خاصة وعملية تخطيط دقيقة.

وبشكل عام، يترتبط سلامة الحشود بحركتهم، ويجب تحديد طرق لإدارة حركة الحضور بأمان، سواء أثناء تجمعهم في مكان واحد أو أثناء تحركهم في الفعالية. ومن الطرق الممكنة لتحقيق ذلك:

– تنظيم عملية الدخول.
– وضع الحواجز المرورية لفصل المشاة عن السيارات.
– استخدام السياج لإبقاء طرق الوصول إلى الطوارئ خالية.
– تعيين فريق عمل مسؤول عن عملية الدخول والخروج.
– التأكد من أن جميع الممرات مضاءة جيدًا.
– الحفاظ على مناطق الجذب الرئيسية خالية من العوائق.
– وضع اللافتات والإرشادات لتوصيل المعلومات والبعد عن المخاطر.
– استخدام طرق حديثة لتسريع عملية التسجيل والإجراءات المطلوبة لتقليل وتخفيف الازدحامات والتوافد البشري.
– وضع خطة كاملة لإدارة وقوف السيارات لتقليل حدوث أي فوضى.

وباختصار، يجب وضع خطط وإجراءات واعية لإدارة المخاطر المحتملة في الفعاليات وتنظيم حركة الحضور بأمان ويتطلب ذلك التخطيط الدقيق والتعاون مع الأطراف ذات الصلة لضمان سلامة الحضور وتحقيق نجاح الفعالية.

5- الاعتماد على اللافتات

تعتبر وضع اللافتات وعرضها بشكل بارز من أكثر الطرق فعالية للتواصل مع الحضور وتوصيل رسائل إرشادية عن طبيعة الفعالية والمكان ويعتبر هذا الأسلوب من الطرق الأسهل لتوصيل المعلومات العامة والأمنية، ولذلك يجب وضع اللافتات في مكان يمكن رؤيتها من بعيد وتجنب تجمع الحضور حولها في محاولة لقراءتها، كما يجب تمكين الحضور من الوصول إلى الخرائط لإرشادهم إلى الطرق البديلة الموجودة داخل مكان الفعالية.

وبالإضافة إلى اللافتات، يمكن استخدام أجهزة حديثة مثل الشاشات التفاعلية لتحقيق تفاعلات أكثر بين الحضور والمنظمين وتوفر الشاشات التفاعلية مميزات فريدة للحاضرين والمنظمين على حد سواء، وتساعد أيضًا على زيادة التفاعل والمشاركة بين الحضور ويمكن استخدام الشاشات التفاعلية في عرض الخرائط والمعلومات والصور والفيديوهات المتعلقة بالفعالية، والتفاعل مع الحضور بشكل مباشر، مما يساعد على خلق أجواء ممتعة وتفاعلية داخل الفعالية.

باختصار، ينبغي التركيز على الاعتماد على اللافتات والشاشات التفاعلية لتوصيل المعلومات بشكل فعال وتحقيق تفاعلات أكثر بين الحضور والمنظمين، مما يساعد على إنجاح الفعالية وتوفير أجواء ممتعة وآمنة للحضور.

6- التواصل مع فريق العمل 

يعد وجود خطة اتصال واضحة بين أعضاء الفريق داخل وحول المكان أمرًا ضروريًا لتجنب الصعوبات في إدارة الحشود. وتتمثل أجهزة التواصل في أجهزة الراديو ثنائي الاتجاه والتي تعد الطريقة الأكثر ثقة للاتصال، وأجهزة الهاتف والرسائل الشفوية التي تكون مناسبة أكثر في الفعاليات والمناسبات الصغيرة.

يجب على فريق العمل الاتفاق على لغة رسمية واحدة يتم استخدامها خلال الفعالية، وذلك لتوصيل جميع المعلومات الحيوية بشكل فعال وسريع، والاتفاق على الرموز والأسماء لضمان عدم وجود التباس، وخاصة في حالات الطوارئ.

في خبراء الإبداع، نوفر خدمة إدارة الحشود في الفعاليات بمختلف أنواعها، ونوفر حلولًا متكاملة وأفكارًا ابتكارية لحصر ساعات الذروة وتنظيم الفعالية بالشكل المطلوب. ونستخدم أفضل الطرق والأساليب المتبعة لإخراج وتنظيم الفعالية بشكلٍ فعال. لمزيد من التفاصيل، يمكنك التواصل معنا.

7- المراجعة 

بمجرد انتهاء الفعالية، ينبغي تقييمها مع فريق العمل، ويجب أن تعامل هذه المرحلة بأهمية لا تقل عن عملية التخطيط الأولى وينبغي القيام بذلك عقب الفعالية مباشرة، حيث لا تزال الأحداث جديدة في أذهان الجميع وينبغي تقييم الأساليب التي نجحت بشكل جيد والتي يمكن تحسينها، مع تدوين مجموعة الملاحظات والدروس المستفادة للرجوع إليها في الفعاليات القادمة.

وبالإضافة إلى تقييم الفعالية مع فريق العمل، ينبغي أيضًا جمع ملاحظات وآراء الحضور حول الفعالية وذلك من خلال إرسال استبيانات للحضور أو الاستماع إلى تعليقاتهم واقتراحاتهم خلال الفعالية. ويمكن استخدام هذه الملاحظات لتحسين الفعاليات المقبلة وتلبية احتياجات الحضور بشكلٍ أفضل.

بشكلٍ عام، ينبغي أن يكون التقييم جزءًا أساسيًا من عملية التخطيط والتنظيم لأي فعالية، حيث يساعد على تحسين الأساليب وتحقيق الأهداف المرجوة بشكلٍ أفضل في المستقبل.

اقرأ أيضا كيفية إدارة الحشود في الفعاليات المختلفة