قبل أن تبدأ الفعالية ، يجب على الضيوف التسجيل في الفعالية ويمكن أن يترك تسجيل الفعالية انطباعًا لدى الحضور عن الفعالية لذلك يجب على المنظمين تبسيط عملية التسجيل مع الاستمرار في جمع المعلومات الضرورية لأغراض القياس لذلك فيما يلي بعض النصائح المفيدة للمساعدة في تسهيل عملية التسجيل الخاصة بالفعالية مما يضمن هذا حصولك على المعلومات الصحيحة لأغراض قياس الفعالية وتنظيم عملية التسجيل وزيادة قائمة الحضور وتكوين انطباع ايجابي لديهم، تعرف عليها معنا الآن
بناء قائمة بريدية للتسجيل في الفعالية
يعد إنشاء قائمة بريدية للتسجيل في الفعالية طريقة رائعة لزيادة وصول الفعاليات عبر الإنترنت ويتم استخدام رسائل البريد الإلكتروني من قبل ما يقرب من نصف المتخصصين في تنظيم الفعاليات، لذلك من خلال تقديم نموذج الاشتراك في الرسائل الإخبارية ، ستمنح الأشخاص حافزًا للتسجيل وبعد ذلك ، يمكنك إخطارهم عند طرح التذاكر للبيع وبهذه الطريقة ، يمكنك مضاعفة وصولك! لكن كيف تنشئ قائمة بريد إلكتروني؟
يمكنك إنشاء قوائم بريدية للفعالية الخاص بك باستخدام عوامل تصفية من منطقة “إدارة الأشخاص” أو “قائمة تسجيل الفعاليات” وسيتغير الأشخاص الموجودين في القائمة مع تغير حالة التسجيل الخاصة بهم وهناك نوعان من القوائم البريدية – إلزامية وغير الزامية واستخدم عوامل التصفية لتقسيم قائمتك حسب حالة التسجيل طريقة رائعة وبمجرد إنشاء قائمتك قم بإنشاء بريد إلكتروني للمتابعة تلقائيًا حيث يتابع أولئك الذين لم يتخذوا إجراءً بشأن البريد الإلكتروني ويجب أن تحتوي قائمتك البريدية على زر واضح للحث على اتخاذ إجراء يجذب انتباه القارئ
من الناحية المثالية ، ستعرض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك معلومات عن الفعالية لذلك قم بتضمين أسماء المتحدثين الرئيسيين وموضوعات العرض التقديمي واعرض شخصية العلامة التجارية وفواصل الأسطر لتشجيع المستلمين على الاشتراك في الفعالية الخاص بك ، ثم ضع عبارة الحث على اتخاذ إجراء في وسط البريد الإلكتروني وبالإضافة إلى ذلك تأكد من أن بريدك الإلكتروني يحتوي على رسومات للحدث ويجب أن تحتوي الرسومات على اسم الفعالية والعلامة التجارية للشركة وتأكد من أن هذه الرسومات في المقدمة وفي المنتصف ، في خبراء الإبداع ندير وننفذ خطط تشغيلية محكمة لإدارة عملية التسجيل في الفعاليات المختلفة ونقدم حلول متكاملة للتسجيل الفعال بإستخدام أحدث الأدوات والمستلزمات الخاصة بعملية التسجيل حيث نقوم بتوفير أجهزة الكمبيوتر والأجهزة التقنية والطابعات وأجهزة قارئ الباركود والماسح الضوئي من أجل بناء قاعدة بيانات منظمة للعملاء وحصر ساعات الذروة بداية من التسجيل المسبق عبر الموقع الإلكتروني إلى التسجيل المباشر في الفعالية ، لمزيد من التفاصيل يمكنك التواصل معنا
لا تنس استخدام وسائل التواصل الاجتماعي لبناء قائمة بريدك الإلكتروني حيث تتيح لك المشاركة في وسائل التواصل الاجتماعي الوصول إلى مجموعة واسعة من الجماهير الجديدة وإجراء اتصالات جديدة ومن المهم البقاء على اطلاع بأحدث الاتجاهات ، واستخدام وسائل التواصل الاجتماعي لتشجيع الناس على الاشتراك في قائمتك البريدية وتعد البطاقات البريدية طريقة رائعة أخرى لإنشاء قائمة بريد إلكتروني وأخيرًا ، يمكنك استخدام طرق غير متصلة بالإنترنت لإنشاء قائمة بريدية للتسجيل في الفعالية ، على سبيل المثال ، إذا كانت قائمة تسجيل الفعاليات الخاصة بك غير متصلة بالإنترنت بشكل أساسي ، فيمكنك تبادل بطاقات العمل ومطالبة الأشخاص بتحديث عناوينهم وفي غضون ذلك ، يمكنك منحهم خصمًا أو هدية مجانية مقابل عنوان بريدهم الإلكتروني.
تقسيم الحضور حسب النوع
إذا كنت تخطط لإرسال رسائل لوجستية إلى الحاضرين ، فيجب تقسيمهم حسب النوع عند التسجيل في الفعالية الخاص بك ويُعد تقسيم الحاضرين حسب النوع أمرًا مهمًا بشكل خاص إذا كنت تستهدف مجموعة سكانية معينة , مثل جيل الألفية أو النساء ويمكنك القيام بذلك باستخدام طرق معينة ومتعددة وبعد الانتهاء من تقسيم الحاضرين ، يمكنك إرسال رسائل إلى أنواع معينة من الحاضرين.
ومن المهم أن تفهم أنواع الأشخاص الذين تحاول استهدافهم فسوف تزودك الأدوات المتوفرة في MailChimp بإحصائيات مفصلة عن كل جزء ويحتوي نموذج التسجيل أيضًا على معلومات ديموغرافية وجغرافية قيّمة والتي يمكن استخدامها في مجموعة متنوعة من الحملات التسويقية وعلى سبيل المثال ، إذا كان جمهورك يتكون أساسًا من أشخاص مهتمين بصناعة التكنولوجيا ، فقد ترغب في استهدافهم بحملة بريد إلكتروني معينة.
هناك طريقة أخرى لفهم الحضور بشكل أفضل وهي إنشاء نموذج تسجيل يطلب المزيد من المعلومات حول أدوارهم واهتماماتهم ومعلومات إضافية لمزيد من التخصيص بشكل أفضل وللحصول على جمهور محدد وبمجرد جمع هذه المعلومات ، يمكنك تقسيم الحضور حسب النوع.
بمجرد تحديد هذه الأنواع المختلفة من الحضور ، يمكنك البدء في الترويج للفعالية لهم ويمكنك استخدام رسائل البريد الإلكتروني واللافتات والمزيد للتسويق للفعالية وإدارة عملية التسجيل ويمكن أن يؤدي ذلك إلى جعل عملائك يرغبون في الاشتراك في الفعالية وزيادة فرص تسجيل الحاضرين وإذا كنت قد سجلت جمهورك بالفعل ، فيمكنك أيضًا إنشاء حملة تسويقية للمحتوى حوله تستهدف بشكل خاص الحاضرين في الفعالية ويمكنك أيضًا استخدام الرسوم البيانية والرسوم السيكوجرافية لتقسيم الحاضرين المحتملين ويمكنك تقسيم الحاضرين حسب دوافعهم الداخلية ، يمكنك التعرف عن قرب على خدمات خبراء الإبداع في إدارة وتنظيم المعارض والمؤتمرات وتعرف أكثر على الخدمات المتكاملة والشاملة التي نقدمها من هنا
إنشاء منطقة تسجيل جيدة التنظيم
إذا كنت تخطط لاستضافة فعالية ما ، فإن إحدى أهم الخطوات للتأكد من العمل على تنظيم عملية التسجيل بسلاسة هي إنشاء منطقة تسجيل وصول منظمة ويجب أن تكون هذه المنطقة سهلة الوصول إليها ، خاصةً إذا كان الناس سيصلون مبكرًا ويجب أن تكون مزودة بموظفين ذوي خبرة يمكنهم التسجيل السريع للحضور وتوجيه الضيوف إلى الموقع الصحيح دون التسبب في أي متاعب ويجب أيضًا تعيين مناطق منفصلة للوسائط والموردين ، حيث قد يكون لكل مجموعة من الحاضرين احتياجات مختلفة وسوف يساعدك إنشاء ممرات منفصلة لكل مجموعة في الحفاظ على كل شيء منظمًا ونقل الأشخاص خلال عملية التسجيل بشكل أسرع.
عند إعداد منطقة للتسجيل في الفعالية الخاصة بك ، يجب أن تتذكر أن عملية التسجيل داخل الفعالية الخاصة بك هي أول تفاعل بين الحاضرين مع الفعالية وإنها تحدد نغمة الفعالية بأكمله ، لذلك من المهم أن تجعله بسيطًا قدر الإمكان ومنظما وسريعا وسواء كنت تستضيف مؤتمرًا كبيرًا أو صغيرًا ، لا يمكنك تجاهل عملية التسجيل حيث يمكن أن تؤدي وجود منطقة تسجيل منظمة والعمليات القائمة على التكنولوجيا إلى إحداث فرق كبير في التجربة الكلية للحاضرين.
فريق العمل المتخصص بعملية التسجيل في الفعالية الخاص بك هم وجه الفعالية ، لذلك من الضروري تعيين الأشخاص المناسبين لإدارة هذه العملية سواء كانت الفعالية الخاص بك عبارة عن مؤتمر خاص بالصناعة أو تجمع اجتماعي ومن المهم أن يكون لديك فريق عمل على دراية بعملية التسجيل ومتحمسين لها و عند اختيار فريق العمل للفعالية تأكد من توضيح موضوع وأهداف الفعالية الخاص بك قبل توزيع المهام ، لأنه ذلك له عائد كبير على الفعالية بأكمله.
يمكن أن يكون إنشاء منطقة تسجيل منظمة لتسجيل المشاركين في الفعالية الخاص بك مهمة بسيطة تستغرق بضع دقائق فقط ، ولكنها ستحدد شكل الفعالية بأكملها وستساعدك عملية التسجيل الفعالة على تقديم ضيوفك ومساعدتهم على الشعور بالترحيب في الفعالية وإبراز قيمة ومكانة العلامة التجارية
وضع خطة احتياطية لعملية التسجيل في الفعالية
يعد وجود خطة احتياطية لعملية التسجيل في الفعالية أمرًا حيويًا لمجموعة متنوعة من الأسباب ، السبب الأول هو ضمان راحة البال للمشاركين وحتى أدنى تغيير في عملية التسجيل يمكن أن يؤدي إلى الارتباك وآخر هو تجنب أي إلغاء حدث محتمل بسبب ظروف الطقس القاسية وبدون خطة احتياطية ، يمكن إلغاء شيء- وهذا شيء لا يرغب أحد في التعامل معه.
لحسن الحظ ، فإن معظم منصات التسجيل في الفعاليات قادرة على تسجيل الحضور دون اتصال بالإنترنت وتتيح هذه الميزة لمنظمي الفعاليات تسجيل الضيوف حتى عندما يكون اتصال الإنترنت في مكانهم معطلاً أو بطيئًا ومع ذلك ، إذا كان النظام الأساسي لتسجيل الفعاليات لا يسمح بتسجيل حضور في وضع عدم الاتصال ، فتأكد من تصدير قائمة المدعوين إلى موقع آخر وبعد ذلك عندما يحين وقت تسجيل الوصول للضيوف ، سيكون لديك خطة احتياطية.
إذا لم تكن عملية تسجيل الفعالية تعمل بسلاسة ، فيجب أن يكون لديك خطة احتياطية للفعالية بأكملها حيث يجب أن تتضمن هذه الخطة خطة للاتصال بالمتحدثين البدلاء ، والترتيب مع المتطوعين للمساعدة في عملية التسجيل ، أو حتى خطة أمان احتياطية في حالة وجود مشكلة في الفعالية الأساسية وتأكد من التحقق من خطط النسخ الاحتياطي قبل الفعالية وإذا لزم الأمر ،قم بعمل نسخ إضافية من جميع المواد فسوف تساعدك خطط النسخ الاحتياطية هذه على التعافي من أي عمليات إلغاء في أي شئ في الفعالية
اقرأ أيضا لماذا تعتبر الإضاءة والصوت جزءًا مهمًا من تصميم المسرح ؟
