يُعَدُّ تخطيط وإدارة الفعاليات من الأمور الحيوية التي تتطلب اهتماماً وعنايةً بالغتين، سواء كانت الفعالية صغيرةً أو كبيرةً وذلك لأن جميع الفعاليات تحتاج إلى تخطيط دقيق من حيث وضع الميزانية والترويج لها، إضافة إلى تفكير مسبق في العديد من العناصر الأخرى التي يمكن أن تحدث مشاكل محتملة ولذلك، يُنصَح بالتفكير في هذه العناصر مبكراً قبل الشروع في تنظيم الفعالية، لتوفير الوقت والجهد وتحقيق فعاليةٍ ناجحة.
ويُلاحَظ أنَّ كل فعاليةٍ لها أهدافها وطبيعتها الخاصة، وجمهورها المستهدف، ولذلك تتضمَّن التحديات والأساسيات المختلفة التي يجب مواجهتها وعليه، يتضمَّن هذا المقال أهمَّ خطوات تنظيم الفعاليات التي يمكن اتباعها لإدارة وتنظيم فعالية باحترافية عالية وتحقيق النجاح لذا، لا بدَّ من التعرُّف على هذه الخطوات واتِّباعها بعناية.
1- تحديد الأهداف والغرض من الفعالية
ما هي الأهداف التي تتطلع إلى تحقيقها من الفعالية الخاصة بك ؟
أهدافك المحددة هي ما دفعك إلى تخطيط وتنظيم هذه الفعالية الكبرى، لذلك يجب عليك تحديد هذه الأهداف بدقة ومناقشتها مع فريق العمل الخاص بك. من المهم أن تجيب على الأسئلة التالية: هل تريد تحقيق مبيعات جديدة أو إطلاق منتج جديد أو زيادة الوعي بالعلامة التجارية؟ هل هناك هدف واحد ترغب في تحقيقه أم مجموعة من الأهداف المتعددة؟ في بعض الفعاليات، يكون الهدف واضحًا جدًا، ولكن في بعض الفعاليات الأخرى، يحتاج الأمر إلى المزيد من التوضيح والتركيز.
بعد تحديد الغرض من الفعالية، يمكنك تحديد نوع الفعالية والعناصر التي تحتاجها عند تنظيمها، وتحديد توقيتها ومدتها، وتوزيع المهام والأدوار على فريق العمل ويجب أن تحدد أهدافك بمقاييس قابلة للقياس الكمي حتى تتمكن من قياس تقدمك وتحقيق ما ترغب في الوصول إليه.
نقدم في موقع خبراء الإبداع خدمة تنظيم المعارض والمؤتمرات والفعاليات المختلفة بأحدث الإمكانيات والاستراتيجيات المتطورة ونعمل على إنشاء خطط عمل متكاملة تقوم على أسس هندسية واضحة. لمزيد من التفاصيل، يمكنك التواصل معنا.
2- تحديد ميزانية الفعالية
تقدير ميزانية الفعالية بشكل دقيق هي الخطوة الهامة التالية في عملية التنظيم لذلك، يجب عليك تحديد الميزانية الخاصة بالعناصر المختلفة التي ستحتاجها لفعاليتك، ووضع مخطط تفصيلي وتقديري لكل منها. إن إنشاء الميزانية في مرحلة مبكرة هو خطوة أساسية تساعد على توضيح العديد من الجوانب الأخرى وتجنب المفاجآت غير المرغوب فيها، كما أنها تساعد على تحديد الاحتياجات وتوزيع الميزانية على العناصر المختلفة، وتجعلك أكثر تحكمًا بفعاليتك. يجب أيضًا مراجعة الميزانية بانتظام وجعلها مرنة قدر الإمكان لتتكيف مع التغيرات ووفقًا للاحصائيات، يتم توزيع الميزانية على التسويق والترويج بنسبة 43٪، والمتحدثين والمواهب بنسبة 32٪، والمواد المطبوعة بنسبة 29٪، والأماكن بنسبة 18٪.
تتضمن ميزانيتك العديد من العناصر الهامة التي يجب أن تدرجها لتنفيذ الفعالية بشكل ناجح. من بين هذه العناصر:
- المكان: يجب تحديد تكلفة تأجير المكان، بما في ذلك التأمين المطلوب والأثاث المطلوب توفيره.
- الطعام: يجب أن تغطي كافة التكاليف المتعلقة بالمأكولات والمشروبات.
- الديكورات: يتوقف ذلك على طبيعة الفعالية وموضوعها وجمهورها المستهدف.
- المتحدثون والعارضون والرعاة والمطبوعات وتكاليف الإقامة والسفر والأنظمة الصوتية والمسرح.
- التسويق والدعاية للفعالية، وتحديد القنوات التسويقية المختلفة التي سيتم استخدامها.
- تكاليف الموظفين والمتطوعين.
- وضع نسبة للطوارئ والمفاجآت، والتي يجب أن لا تقل عن 20٪ من ميزانيتك.
يجب أن تحصل على ميزانية دقيقة لكلٍ من هذه العناصر، وتخصيص المبالغ المناسبة لكل منها، وتتبع نفقاتك بعناية خلال تنفيذ الفعالية.
3- تحديد الجمهور المستهدف
يعد معرفة الجمهور المستهدف أمرًا حاسمًا في عملية تحديد الهدف والغرض من الفعالية في بعض الأحيان، يتم تحديد الأهداف بناءً على الجمهور المستهدف، لذلك يجب توضيح هذه النقطة مبكرًا.
لتحقيق نجاح في تنظيم وتنفيذ الفعالية، يجب أن تجمع أكبر قدر من المعلومات حول الجمهور المستهدف والبيانات الديموغرافية والسلوكية، ومعرفة ما يحفزهم على المشاركة في الفعالية. ينبغي التركيز على توفير جميع الخدمات التي تساعدهم داخل الفعالية وتحقق إعجابهم وتبني تجربة إيجابية لديهم، مثل تسريع عملية التسجيل، وإدارة وقوف السيارات، وتقديم خدمات الضيافة على أكمل وجه.
بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تحرص على توفير خدمات ملائمة للجمهور، بناءً على احتياجاتهم الخاصة، مثل توفير مساحات للأطفال، وتوفير وسائل النقل العام الملائمة، وتوفير ترجمة لغات مختلفة إذا لزم الأمر.
بشكل عام، يجب أن تتعامل مع الجمهور المستهدف كشريك مهم في عملية تخطيط وتنفيذ الفعالية، وتستخدم معلوماتك المجمعة لتحقيق أهداف الفعالية وتوفير تجربة إيجابية للجميع.
4- حدّد التاريخ و المكان المثالي
تعد مرحلة تحديد التاريخ والمكان من الأمور الحاسمة في عملية تخطيط الفعالية، حيث يتم تحديد بقية جوانب الفعالية استنادًا إلى هذه العوامل، يجب البحث عن المكان المناسب في أقرب وقت ممكن، وفي حالة تحديد تاريخ الفعالية بالفعل، قد تكون الخيارات المتاحة للمكان محدودة وإذا لم يتم تحديد تاريخ الفعالية بعد، فيجب مراعاة العوامل التالية:
- تجنب العطلات المدرسية حيث تكون الأماكن أكثر تكلفة في هذه الفترة.
- الأخذ بعين الاعتبار الأعياد الوطنية والدينية.
- التحقق من توافق التواريخ مع المدربين والمتحدثين الرئيسيين والرعاة والمشاركين.
بعد تحديد تاريخ الفعالية، يمكن البحث عن الأماكن المحتملة لحجز المكان الأنسب ويجب طرح العديد من الأسئلة للتأكد من ملائمة المكان، مثل مدى توافر وسائل المواصلات والمرافق والخدمات وفريق العمل المتاح في الموقع ومدى استجابته للطوارئ وحجم المكان وموقف السيارات وغيرها من المتطلبات الأخرى المهمة. يجب أن تتناسب الميزانية المتاحة مع تكلفة الحجز في المكان، كما يجب التأكد من ملائمة الموقع لموضوع الفعالية.
بشكل عام، يجب البحث عن المكان المناسب الذي يتوافق مع متطلبات الفعالية بأفضل طريقة ممكنة، ويجب النظر في جميع العوامل اللازمة لضمان نجاح الفعالية.
5- تكوين فريق عمل للفعالية
يعد تنظيم فريق عمل ناجح أمرًا أساسيًا في عملية تخطيط وتنظيم الفعالية ومن المهم دائمًا مشاركة فريق العمل الخاص بك في هذه العملية لتحقيق نجاح مضمون وفعال ويجب اختيار فريق العمل المناسب وتعيين قائد لقيادة الفريق والإشراف عليه ويجب تحديد الأدوار والمسؤوليات لجميع أفراد الفريق، وإذا كان الفريق صغيرًا نسبيًا فيمكن السماح لشخص واحد بتولي أدوار متعددة وسيساعد هذا التعاون المشترك في زيادة فرص نجاح الفعالية وتحسين الإنتاجية لكل عضو في الفريق.
تشمل بعض الأدوار الشائعة في فريق عمل الفعالية ما يلي:
- إدارة المكان والتعامل مع جميع الأمور المتعلقة بالمكان.
- التواصل مع المدربين والمتحدثين وتأمينهم وإدارة احتياجاتهم.
- إدارة عملية تقديم الأطعمة والمشروبات.
- إدارة العملية التسويقية والحملات الإعلانية.
- إدارة الأمور التنظيمية والضيافة.
- إدارة فريق العمل والمتطوعين وموظفي المكان.
بشكل عام، يجب توزيع المهام والمسؤوليات بطريقة تضمن إنجاز جميع الأعمال الضرورية في الوقت المناسب وبأفضل جودة ممكنة، ويجب أن يتم تعيين فريق عمل متفانٍ ويساعد بعضهم البعض لتحقيق أفضل النتائج.
اقرأ أيضا ما هي أفضل النصائح لتنظيم وضيافة الفعالية ؟
6- إنشاء خطة مكتوبة للفعالية
بمجرد تحديد الميزانية والجدول الزمني وتشكيل فريق العمل، يجب وضع خطة مكتوبة كخريطة طريق لتوضيح جميع جوانب الفعالية وتسهيل إدارة الفريق والتنسيق مع المتطوعين ومتابعة المتغيرات وتوفير جميع العناصر المطلوبة.
يجب أن تتضمن خطة الفعالية العناصر التالية:
- المكان.
- الخدمات اللوجستية.
- التواصل مع المدربين والمتحدثين.
- إدارة الجدول الزمني العام.
- خطة الترويج والبرامج والأنشطة.
- إدارة عملية التسجيل والتذاكر.
- إدارة الوسائل الترفيهية والأنشطة.
- إدارة خطط الرعاية والتنظيم والضيافة.
- مسؤوليات التطوع والمبادرات.
وعلى حسب طبيعة الفعالية، يمكن إضافة عناصر أخرى إلى خطة الفعالي ويجب عدم نسيان جميع التفاصيل الخاصة بالعقود المطلوبة والتصاريح والتأمين والخدمات اللوجستية لكل عنصر وإذا كنت قد استضفت فعاليات مماثلة في السابق، يمكن استخدام البيانات والوثائق والدراسات السابقة لإنشاء خطة متقدمة لهذه الفعالية.
بشكل عام، يجب أن تكون خطة الفعالية واضحة وشاملة وتحتوي على جميع العناصر اللازمة لتحقيق الأهداف المحددة ويجب العمل على تنفيذ الخطة بعناية ومتابعة كل التفاصيل والمتغيرات لتحقيق فعالية ناجحة.
7- أنشئ فعالية مختلفة لا مثيل لها
تعد إيجاد فعالية مميزة ومختلفة عن الفعاليات الأخرى أمرًا حاسمًا لتحقيق نجاح الفعالية. يجب اختيار اسم فريد وسهل التذكر للفعالية وتحديد موضوع مفيد لجمهور المستهدف والذي يميز الفعالية عن غيرها ويجب أن تتضمن خطة التسويق الخاصة بالفعالية التواصل مع الرعاة والمشاركين لجذبهم وتحفيزهم على المشاركة في الفعالية.
الإجابة على الأسئلة التالية يمكن أن تساعد في تحديد كيفية وضع خطة لتنظيم الفعالية بطريقة فعالة:
- ما هي القيمة المضافة والهدف من المؤتمر؟
- ما الذي يميز فعاليتك عن الفعاليات الأخرى؟
- ما هي العناصر الرئيسية للفعالية؟
- ما هو اسم الفعالية وما هو شعارها؟ بعنوان جذاب يمكن الوصول إليه بسهولة.
- ما هو ما يميز المنافسين؟
يجب الإجابة عن هذه الأسئلة بطريقة دقيقة وشاملة لضمان إنشاء فعالية ناجحة ومميزة ويجب أن تتضمن الخطة العناصر الأساسية للفعالية، بما في ذلك الجدول الزمني والفقرات والأنشطة المختلفة التي سيشارك فيها الحضور، كما يجب تحديد العناصر الرئيسية التي يتميز بها المنافسون وتسليط الضوء على الاختلافات بين الفعالية الخاصة بك والفعاليات الأخرى المشابهة.
بشكل عام، يجب العمل على إنشاء فعالية مميزة وجذابة للجمهور المستهدف، وتحقيق الأهداف المحددة من خلال وضع خطة دقيقة ومنظمة لتنظيم الفعالية.
8- التعاون مع الرعاة
إذا كنت ترغب في بناء فعالية كبيرة فأنت تعلم مدى أهمية الرعاية والشراكات، حيث أن التعامل مع الرعاة و الشركات يمكن أن يأخذ الفعالية الخاصة بك إلى مستوى آخر و دعم مختلف من جميع النواحي بداية من التمويل إلى الدعاية والتسويق وسوف يمنح فعاليتك الاهتمام الذي تحتاجه إلى جانب تعزيز تجربة العميل وتوسيع نطاق وصولك
لذلك قم بإجراء بحث و دراسة عامة وشاملة عن الرعاة الجدد والمستهدفين و نظم قائمة بالشركات المناسبة بمختلف أنواعها وتذكر أن الرعاية هي صفقة ذات اتجاهين وركز على الأشياء التي يمكنهم الاستفادة منها في أيام الفعالية وصمم مقترحات مفصلة وحزم رعاية مخصصة وإبداعية عند التفاوض معهم وقدم مزايا فريدة
وعند اختيار شركة مناسبة للتعاون معها ركز على :
1- ابحث عن الرعاة الذين قاموا برعاية فعاليات مشابهة من قبل، بالتأكيد هم يدركوا أهمية هذا النوع من الفعاليات وعلى أساس ذلك يمكنك بسهولة تقديم وعرض فعاليتك و إقناعهم بأن الاستثمار في فعاليتك سوف يؤتي ثماره
2- حدد الرعاة الذين يتشابه جمهورهم مع جمهورك في التركيبة السكانية والاهتمامات والسلوك الاجتماعي والمتوافقة مع مجال عملك أكثر من أجل تحقيق عوائد مباشرة و طويلة المدى ومفيدة للطرفين
اقرا أيضا أفضل 3 أفكار تفاعلية يمكنك استخدامها داخل الفعاليات الخاصة بك
