سواء كنت تنظم فعالية صغيرة أو مؤتمرا كبيرا فإن التخطيط لتنظيم و ادارة أي فعالية هو أمر هام جدا فكل الفعاليات تتطلب تخطيطا وتنظيما دقيقا بداية من وضع الميزانية إلى الترويج للفعاليات لذلك هناك العديد من العناصر التي من الجيد التفكير فيها مبكرا قبل عملية تنظيم الفعاليات لتفادي الأخطاء المحتملة وإدارة الوقت والجهد قدر الإمكان لتحقيق فعالية ناجحة
فلا يوجد فعاليتان متشابهتان فكل فعالية لها أهدافها وطبيعتها وجمهورها وكذلك فإن لها تحديات و أساسيات مختلفة عليك مواجهتها لذلك في هذه المقالة نعرض أهم خطوات تنظيم الفعاليات التي يمكنك اتباعها لإدارة وتنظيم فعالية باحترافية عالية وتحقيق النجاح، تعرّف علي هذه الخطوات الآن
1- تحديد الأهداف والغرض من الفعالية
ما هي الأهداف التي تتطلع إلى تحقيقها من الفعالية الخاصة بك ؟
بالتأكيد هذا الأمر هو الذي دفعك إلى تخطيط وتنظيم هذه الفعالية الكبرى لذلك قم بصياغة أهدافك على وجه التحديد قدر الإمكان و مناقشة ذلك مع فريق عملك، ومن المهم الإجابة على هذه الأسئلة ، هل ترغب بإنشاء فعالية من أجل دفع مبيعات جديدة ؟ أم إطلاق منتج جديد ؟ أو زيادة الوعي بالعلامة التجارية ؟ وهل هناك هدف واحد ترغب في تحقيقه أم مجموعة من الأهداف المتعددة ؟ في بعض الفعاليات يكون الأمر واضحا جدا ولكن في بعض الفعاليات الأخرى يحتاج الأمر إلى المزيد من التوضيح والتركيز، وبعد تحديد الغرض من الفعالية سوف تكون قادرا على تحديد نوع الفعالية والعناصر التي تحتاجها عند تنظيمها وتحديد توقيتها ومدتها وتوزيع المهام والأدوار على فريق العمل ولا تنسى تحديد أهدافك بمقاييس قابلة للقياس الكمي حتى تتمكن من قياس تقدمك وتحقيق ما ترغب في الوصول إليه، في موقع خبراء الإبداع نقدم خدمة تنظيم المعارض و المؤتمرات والفعاليات المختلفة بأحدث الإمكانيات والإستراتيجيات المتطورة ونعمل في هذه الخدمة على إنشاء خطط عمل متكاملة تقوم على أسس هندسية واضحة ، لمزيد من التفاصيل يمكنك التواصل معنا
2- تحديد ميزانية الفعالية
الخطوة الهامة اليوم والتالية لعملية التنظيم هي تقدير ميزانية الفعالية بشكل خاص ودقيق لذلك عليك تحديد ميزانية العناصر المختلفة التي سوف تحتاجها للفعالية الخاصة بك وأن تضع مخطط تفصيلي وتقديري لكل شئ حيث يعد إنشاء الميزانية خطوة مبكرة وأساسية والتي تساعد على توضيح العديد من الجوانب الأخرى بالإضافة إلى ذلك تساعد على تجنب المفاجآت والمتغيرات غير المرغوب فيها وبالتالي سوف تكون أكثر تحكما بفعاليتك وبناءا على ذلك يمكنك تحديد الاحتياجات وتوزيع الميزانية عليها وقم بإعادة النظر عليها دائما واجعلها مرنة قدر الامكان لتتلائم مع التغييرات ووفقا للاحصائيات يتم تقسيم الميزانية على التسويق والترويج بنسبة( 43) % والمتحدثين والمواهب (32٪) والمواد المطبوعة (29٪) والأماكن (18٪)
وإليك بعض العناصر الهامة التي يمكنك إدراجها في ميزانيتك من أجل تنفيذ الفعالية وهي:
- المكان : تكلفة تأجيره والتأمين المطلوبة والأثاث المطلوب توافره
- الطعام : يجب أن تغطي كافة التكاليف المتعلقة بالمأكولات والمشروبات
- الديكورات : وهذه تكون على حسب طبيعة الفعالية وموضوعها وجمهورها المستهدف
- المتحدثون والعارضين والرعاة والمطبوعات وتكاليف الإقامة والسفر والأنظمة الصوتية والمسرح
- التسويق والدعاية للفعالية وتحديد القنوات التسويقية المختلفة التي سوف يتم استخدامها
- تكاليف الموظفين والمتطوعين وضع ما لا يقل عن 20% من ميزانيتك للطوارئ و المفاجآت
3- تحديد الجمهور المستهدف
هذا العامل من الأشياء التي يجب معرفتها وتوضيحها مبكرا لأن بناءا على الجمهور المستهدف يتم تحديد الهدف من الفعالية وغرضها وفي بعض الأحيان يتم تحديد الأهداف بناءا على الجمهور المستهدف ومع ذلك أثناء عملية التخطيط من أجل تنظيم وتنفيذ ناجح للفعالية اجمع أكبر قدر من المعلومات حول الجمهور فيما يتعلق بالبيانات الديموغرافية والسلوك ومعرفة أكثر ما يحفزهم على المشاركة في الفعالية وركز على توفير جميع الخدمات التي تساعدهم داخل الفعالية لكي تحوز على إعجابهم وبناء تجربة إيجابية لديهم مثل تسريع عملية التسجيل وإدارة وقوف السيارات وتقديم خدمات الضيافة على أكمل وجه
4- حدّد التاريخ و المكان المثالي
تعتبر هذه مرحلة هامة جدا حيث يعد تعيين التاريخ والمكان من الاعتبارات الرئيسية التي يتحدد على أساسها باقي خطة الفعالية لذلك ابحث عن المكان المناسب في أقرب وقت ممكن وإذا كان تاريخ الفعالية محددا بالفعل فقد تكون خيارات المكان محدودة وإذا لم يتم تحديد تاريخ الفعالية ولديك وقت كافي للبحث فعليك مراعاة هذه العوامل التالية :
- تجنب العطلات المدرسية حيث يصبح الكثير من الأماكن أكثر تكلفة في هذه الأوقات
- انتبه للأعياد الوطنية والدينية
- تحقق من ملائمة التواريخ مع المدربين والمتحدثين الرئيسيين والرعاة والمشاركين
بمجرد تحديد تاريخ الحدث سوف يكون لديك الإمكانية للبحث عن الأماكن المحتملة من أجل حجز المناسب منها وأثناء ذلك اطرح بعض الأسئلة لتتأكد إذا كانت مناسبة أم لا، تأكد من الميزانية وملائمة الموقع لموضوع الفعالية ومدى توفر وسائل المواصلات والمرافق والخدمات وفريق عمل الموقع ومدى استجابتها للطوارئ وحجم المكان ومكان وقوف السيارات وغيرها من المتطلبات التي ينبغي توافرها
5- تكوين فريق عمل للفعالية
من الأفضل دائما مشاركة فريق العمل الخاص بك في عملية تنظيم وتخطيط الفعالية من أجل تنظيم ناجح وفعال، فمن الضروري اختيار فريق عمل للفعالية وتعيين قائد لقيادة الفريق والإشراف عليه لذلك قم بتعيين الأدوار والمسؤوليات لجميع أفراد فريقك وإذا كان فريقك صغيرا نوعا ما فيمكنك السماح لشخص واحد بتولي أدوار متعددة وذلك سوف يساعدك على التعاون معا لزيادة فرص نجاح الفعالية وتحسين الانتاجية لكل عضو في الفريق
بعض هذه الأدوار الشائعة :
- إدارة المكان والتعامل مع كل شئ يخص المكان
- التواصل مع المدربين والمتحدثين وتأمينهم وإدارة احتياجاتهم
- إدارة عملية تقديم الأطعمة والمشروبات
- إدارة العملية التسويقية و الحملات
- إدارة الأمور التنظيمية والضيافة
- إدارة فريق العمل والمتطوعين وموظفي المكان
اقرأ أيضا ما هي أفضل النصائح لتنظيم وضيافة الفعالية ؟
6- إنشاء خطة مكتوبة للفعالية
بمجرد تقدير ميزانيتك ووضع جدول زمني وإختيار فريق العمل، يجب أن تحرص على وضع خطة مكتوبة كخريطة طريق لتوضيح جميع جوانب الفعالية من أجل إدارة الفريق والتنسيق مع المتطوعين ومتابعة المتغيرات وتوفير جميع العناصر المطلوبة
ويجب أن تغطي خطة الفعالية العناصر التالية :
- المكان
- الخدمات اللوجستية
- التواصل مع المدربين والمتحدثين
- إدارة الجدول الزمني العام
- خطة الترويج و البرامج و الأنشطة
- إدارة عملية التسجيل و التذاكر
- إدارة الوسائل الترفيهية والأنشطة
- إدارة خطط الرعاية والتنظيم والضيافة
- مسؤوليات التطوع والمبادرات
وبناءا على طبيعة الفعالية الخاصة بك يمكنك إضافة عناصر أخرى إلى خطة الفعالية ولا تنسى جميع التفاصيل الخاصة بالعقود المطلوبة والتصاريح والتأمين والخدمات اللوجستية لكل عنصر وإذا قد قمت باستضافة فعاليات من قبل فيمكنك استخدام البيانات والوثائق و الدراسات السابقة الخاصة بها في إنشاء خطة متقدمة لهذه الفعالية
7- أنشئ فعالية مختلفة لا مثيل لها
أحد أهم التحديات الرئيسية و العامة لتنظيم فعالية ما هو التأكد من أنها مختلفة لا تشبه أي من الفعاليات والمؤتمرات الأخرى لذلك اختار لفعاليتك اسم فريد وسهل التذكير وحدد موضوعا مفيدا لجمهورك المستهدف من أجل تحديد كيفية الوصول إليهم بسهولة وقم بالتواصل مع الرعاة والمشاركين وإعداد خطة تسويقية دقيقة من أجل صناعة فعالية مميزة وناجحة مهما كان نوعها سواء كانت للفعاليات الرياضية أو الاجتماعية والندوات الثقافية وغيرها، لذلك عليك الإجابة على هذه الأسئلة أيضا :
- ما القيمة المضافة والهدف من المؤتمر ؟
- ما الذي يميز فعاليتك عن الفعاليات الأخرى ؟
- ما هي العناصر الرئيسية للفعالية ؟
- ما هو اسم فعاليتك وما هو شعارها ؟ بعنوان جذاب يمكنك الوصول إلى جمهورك المستهدف بسهولة
- ما الذي يتميز به المنافسين ؟
8- التعاون مع الرعاة
إذا كنت ترغب في بناء فعالية كبيرة فأنت تعلم مدى أهمية الرعاية والشراكات، حيث أن التعامل مع الرعاة و الشركات يمكن أن يأخذ الفعالية الخاصة بك إلى مستوى آخر و دعم مختلف من جميع النواحي بداية من التمويل إلى الدعاية والتسويق وسوف يمنح فعاليتك الاهتمام الذي تحتاجه إلى جانب تعزيز تجربة العميل وتوسيع نطاق وصولك
لذلك قم بإجراء بحث و دراسة عامة وشاملة عن الرعاة الجدد والمستهدفين و نظم قائمة بالشركات المناسبة بمختلف أنواعها وتذكر أن الرعاية هي صفقة ذات اتجاهين وركز على الأشياء التي يمكنهم الاستفادة منها في أيام الفعالية وصمم مقترحات مفصلة وحزم رعاية مخصصة وإبداعية عند التفاوض معهم وقدم مزايا فريدة
وعند اختيار شركة مناسبة للتعاون معها ركز على :
1- ابحث عن الرعاة الذين قاموا برعاية فعاليات مشابهة من قبل، بالتأكيد هم يدركوا أهمية هذا النوع من الفعاليات وعلى أساس ذلك يمكنك بسهولة تقديم وعرض فعاليتك و إقناعهم بأن الاستثمار في فعاليتك سوف يؤتي ثماره
2- حدد الرعاة الذين يتشابه جمهورهم مع جمهورك في التركيبة السكانية والاهتمامات والسلوك الاجتماعي والمتوافقة مع مجال عملك أكثر من أجل تحقيق عوائد مباشرة و طويلة المدى ومفيدة للطرفين
اقرا أيضا أفضل 3 أفكار تفاعلية يمكنك استخدامها داخل الفعاليات الخاصة بك
