تحتاج جميع ﺍﻟﻔﻌﺎﻟﻴﺎﺕ بغض النظر عن نوعها إلى خطة لإدارة الحشود من أجل ضمان سلامة الحاضرين وهذا يشمل الزوار وفريق العمل معا حيث يمكن أن يؤدي وجود عدد كبير من الأشخاص في نفس المكان إلى مخاطر كبيرة قد تؤدي إلى عواقب وخيمة إذا لم يتم السيطرة عليها لذلك يجب وضع خطة جيدة من أجل تأمين تلك الحشود وإدارة التحديات الصغيرة والضخمة والحفاظ على أمن وأمان الفعالية فكلما كانت الفعالية كبيرة كلما أصبح السيطرة على الحشود أمر بالغ الأهمية
لذلك في هذا المقال نعرض أفضل الممارسات و الخطط التي يمكن اتباعها للسيطرة على الحشود في المعارض والفعاليات المختلفة ، تعرف عليها معنا
1- وضع تصور للفعالية
تعتبر هذه الخطوة هي أولى الخطوات الأكثر أهمية في صناعة الفعاليات والتي توفر الوقت في عملية التخطيط ففي هذه المرحلة يتم وضع تصور لجميع عناصر الفعالية والأنشطة بأكملها من أجل وضع التخطيط المناسب لها فمن المهم أن تفكر في هذه العوامل التالية وكيف يؤثر كل منها على الفعالية وهي :
- متى سوف تحدث الفعالية ؟
- أين ستقام الفعالية ؟
- كم عدد الحضور المتوقع حضورهم للفعالية ؟
- ما هي العناصر التي ينبغي توفيرها من أجل تنظيم الفعالية ؟
- كم عدد فريق عمل الفعالية ؟
عندما يكون لديك إجابة على جميع تلك الأسئلة يمكنك بعد ذلك وضع خطة مناسبة لإدارة ﺍﻟﺤﺸﻮﺩ الخاصة بالفعالية
2- النقاش مع الأطراف ذات الصلة
إدارة الحشود جزء مهم من عملية إدارة الفعاليات فهي تساعد على إنشاء فعالية آمنة وممتعة لذلك يجب أن تأخذ في الاعتبار استشارة الشخصيات الرئيسية داخل وخارج فريق عملك بما في ذلك
- رؤساء الأقسام
- قادة الفريق
- مالك المكان
- السلطات المحلية
- خدمات الطوارئ
- الأطراف المجاورة والمتأثرة بالفعالية الخاصة بك
كل هؤلاء سوف يساعدوك على وضع خطة بديلة احتياطية في حالة حدوث أخطاء قبل الفعالية وبعدها ومناقشة هذه السيناريوهات البديلة مع الأطراف ذات الصلة
3- فهم جمهورك المستهدف
إن عملية فهم الجمهور المستهدف ومعرفة العدد المتوقع للحضور قد يمثل تحديا كبير ولذلك اعتمادا على طبيعة الفعالية ضع في تقديراتك نسب المشاركة في الفعاليات السابقة ومبيعات التذاكر السابقة أيضا وفي الفعاليات المماثلة وضع في اعتبارك أحول الطقس والعطلات واعلم أن المكان الخاص بالفعالية سيكون له سعة قصوى لذلك قم بالتخطيط وفقا لذلك ليس فقط للحضور الموجودين بالداخل ولكن للضيوف في الخارج أيضا إذا كان هناك احتمال أن تتجاوز الفعالية السعة المتاحة وتأكد من أن موقعك مناسب للجميع من حيث طرق السفر والمواصلات والمرافق وهل موقع المكان سهل الوصول إليه بدون اللجوء إلى الكثير من التوجيه والشرح أم لا
4- تقييم المخاطر
يمكنك توقع بعض سلوكيات الحضور من أجل وضع تقييم للمخاطر المحتمل حدوثها على سبيل المثال هل سوف يكون هناك اندفاع أو تدفق في أوقات معينة أم لا لذلك جزء لا يتجزأ من الفعالية أن تضع في اعتبارك المخاطر المحتملة كالمعدات المعطلة وتهديدات الحرائق فكل ذلك ليس بالأمر السهل
في أغلب الأحيان ترتبط صحة وسلامة الحشود بحركتهم حيث يمكن أن يتصاعد الاندفاع لذلك حدد طرقا لإدارة حركة هذه الأعداد الكبيرة من الحضور بأمان أثناء تجمعهم في مكان واحد وأثناء تحركهم في الفعالية وذلك عن طريق
- تنظيم عملية الدخول
- وضع الحواجز المرورية لفصل المشاة عن السيارات
- استخدام السياج لإبقاء طرق الوصول إلى الطوارئ خالية
- تعيين فريق عمل مسئول عن عملية الدخول والخروج
- التأكد من أن جميع الممرات مضاءة جيدا
- الحفاظ على مناطق الجذب الرئيسية خالية من العوائق
- وضع اللافتات والارشادات لتوصيل المعلومات والبعد عن اﻟﻤﺨﺎطر
- استخدام طرق حديثة لتسريع عملية التسجيل و الإجراءات المطلوبة من أجل تقليل وتخفيف الازدحامات والتوافد البشري
- خطة كاملة لإدارة وقوف السيارات وذلك من أجل تقليل حدوث أي فوضى
5- الاعتماد على اللافتات
من أكثر الطرق فعالية للتواصل مع الحضور وتوصيل رسائل إرشادية عن طبيعة الفعالية والمكان وهو وضع اللافتات وعرضها بشكل بارز حيث تعتبر هي من أسهل الطرق لتوصيل المعلومات الأساسية العامة و الأمنية لذلك حاول وضعها في مكان بحيث يمكن رؤيتها من بعيد مما يقلل من احتمالية تجمع الحضور حولها في محاولة لقراءتها وامنح الحضور الإمكانية للوصول إلى الخرائط حتى تخبرهم بالطرق البديلة الموجودة داخل مكان الفعالية
وهناك أجهزة حديثة يمكنك استخدامها أيضا مثل الشاشات التفاعلية فهي أدوات رائعة لها تأثير كبير داخل الفعاليات الكبرى وتوفر مميزات فريدة للحاضرين والمنظمين على حد سواء وتساعد أيضا على زيادة التفاعل والمشاركة بين الحضور حيث يكتسب الحضور بعدا جديدة للاتصال من خلال التعامل مع الشاشات التفاعلية والمشاركة بشكل مباشر في الفعالية بدون حدوث أي اضطراب فعلى سبيل المثال يمكنك استخدامها في عرض الخرائط والمعلومات والصور والفيديوهات المتعلقة بالفعالية
6- التواصل مع فريق العمل
يعد وجود خطة اتصال واضحة بين أعضاء الفريق داخل وحول المكان أمر ضروري لتفادي الصعوبات في عملية إدارة الحشود وتتمثل أجهزة التواصل في أجهزة الراديو ثنائي الاتجاه وهي الطريقة الأكثر ثقة للاتصال وأجهزة الهاتف والرسائل الشفوية تكون مناسبة أكثر في الفعاليات والمناسبات الصغيرة
يجب الاتفاق مع فريق العمل على وجود لغة رسمية واحدة يتم استخدامها خلال الفعالية حتى يتم توصيل جميع المعلومات الحيوية بشكل فعال وسريع والاتفاق على الرموز والأسماء لضمان عدم وجود التباس وخاصة في حالات الطوارئ، في خبراء الإبداع نقدم خدمة إدارة الحشود في الفعاليات بمختلف أنواعها ونوفر حلول متكاملة وأفكار ابتكارية لحصر ساعات الذروة ونستخدم أفضل الطرق والأساليب المتبعة لإخراج وتنظيم الفعالية بالشكل المطلوب ، لمزيد من التفاصيل يمكنك التواصل معنا
7- المراجعة
بمجرد الانتهاء من الفعالية أول الأشياء التي يجب عليك فعلها هي تقييم الفعالية مع فريق عملك وهذه المرحلة لا تقل أهمية عن عملية التخطيط الأولى والقيام بذلك بعد الفعالية مباشرة لأن الأحداث لا تزال جديدة في أذهانهم وقم بتقييم الأساليب التي نجحت بشكل جيد والتي كان يمكن تحسينها مع تدوين مجموعة الملاحظات والدروس المستفادة للرجوع إليها في الفعاليات القادمة
اقرأ أيضا كيفية إدارة الحشود في الفعاليات المختلفة
